Het antwoord op deze vraag is bekend: besteed als leraar je schaarse tijd aan het samen met collega’s werken aan jullie lespraktijk. Bied als schoolleider je leraren de ruimte en vrijheid om – gebaseerd op wetenschappelijke inzichten en hun eigen expertise - samen lessen voor te bereiden. Dat is goed voor de onderwijsresultaten van leerlingen èn het werkplezier van leraren. Ook al kennen we deze onderzoeksresultaten, waarom besteden veel leraren dan toch een groot deel van hun werkweek aan andere zaken en wat levert dat hen op? 

Een aantal vragen ter reflectie: bedenk eens wat het effect was van die studiedag laatst. Welk aspect van wat daar voorbijkwam, pas jij als leraar nu toe in je klas? Wat voor administratief werk doe jij als leraar? Voor wie doe je dat eigenlijk en wat doet die persoon ermee? Wat hebben jouw leerlingen daaraan? En de teamvergaderingen van de afgelopen periode? Welk deel daarvan ging over het leren van leerlingen en de lespraktijk? 

Misschien kom je nu tot de conclusie dat je niet veel aan die bijeenkomsten zou hebben gemist of dat al die administratie weinig oplevert. Tegelijkertijd voel je de gedachte opborrelen: “je kunt toch niet zomaar stoppen met die vergaderingen en administratie?” Waarom niet? Wat zou er gebeuren als je deze tijd zou vervangen door elke week een tot twee uur met je collega's werken aan de lespraktijk op één of twee gebieden, een jaar lang? Welk effect zou dit hebben op jou en de kinderen in jouw klas? 

Kom los van wat je denkt te moeten 

Alleen al het idee om te stoppen met vergaderingen over organisatorische zaken of nutteloze administratie kan een gevoel van ongemak bij je oproepen. Dat is logisch. Jullie werken immers al jaren zo. Je hebt iets dat houvast geeft los te laten. Hoe doe je dat? 

• Maak een balans op: wat kost het ons als we de verandering niet doorzetten? Wat levert de verandering ons op?
• Erken het ongemak: elke verandering brengt enige onzekerheid met zich mee
• Geef jezelf speelruimte: zet de verandering in gang en bied jezelf de uitweg dat je altijd terug kunt naar hoe het was.
• Geef jezelf leerruimte: bespreek regelmatig met elkaar de successen van de verandering, wat er lastig aan is en bedenk daar oplossingen voor.

Wanneer je in staat bent om los te komen van wat je denkt te moeten ‘omdat het nou eenmaal zo is’, creëer je ruimte om in de praktijk minder tijd te gaan verspillen. 

Hoe verspil je in de praktijk dan minder tijd? 

Stel, jij en jouw collega’s willen je tijd anders besteden en jullie zijn bereid hiervoor bestaande vergaderingen en werkzaamheden los te laten. Hoe breng je dat dan ten uitvoer in de praktijk? 

A - Van organisatorisch vergaderen naar een organisatorisch bord met taakverdeling 

Hoe voorkom je dat je lang praat met het schoolteam over onderwerpen zoals festiviteiten, kamp of andere organisatorische zaken? Hoe zorg je ervoor dat de tijd die je besteedt aan de voorbereiding en uitvoering van deze activiteiten zo weinig mogelijk is? Dat kan met een werkverdeling waarin groepjes leraren elk zo’n onderwerp oppakken en werken met zogenaamde ‘organisatorische borden’: 

• Verdeel de organisatorische werkzaamheden in het team en geef kleine groepjes leraren de verantwoordelijkheid voor dit werk. Laat hen de besluiten nemen voor deze activiteiten, zonder daar met het hele team over te praten.
• Werk met organisatorische borden. Hoe werkt dat? Elk groepje dat een activiteit oppakt zet op een whiteboard of flap-over vel drie kolommen met ‘nog te doen’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’ (zie figuur 1). Deel de taken die horen bij een activiteit zoals een kamp of andere organisatorische zaken op in kleine brokjes en zet deze taken op post-its. Verdeel de taken onder de betrokken collega’s in het groepje en zet de naam van de verantwoordelijke op de post-it van de betreffende taak. Plaats alle post-its op het organisatorische bord bij ‘nog te doen’.Na het verdelen van de taken kan iedereen aan de slag en de post-it op het bord verzetten naar mee bezig of afgerond. Een dergelijk organisatorisch bord geeft in korte tijd inzicht in wie, waarmee bezig is en wat de stand van zaken is. Je kunt ze zelfs in de lerarenkamer hangen, zodat iedereen kan zien hoe het ervoor staat.

Door op deze manier het organisatorische werk te verdelen, houd je tijd over voor andere zaken. Wat doe je dan met de rest van de ‘vergaderpunten’?

B - Van samen lang discussiëren tijdens vergaderingen naar samen werken aan de lespraktijk

Hoe voorkom je dat je vrijgekomen vergadertijd invult met discussies die weinig opleveren? Hoe zorg je ervoor dat je deze tijd gebruikt voor doelgericht samenwerken aan onderwijsverbetering? Dat kan als volgt: 

• Kies voor een korte doelgerichte bordsessie van max 15 minuten: check samen in, deel successen, formuleer doelen die je wilt bereiken met jullie leerlingen en check de voortgang op lerarenacties die bijdragen aan die doelen.
• Gebruik de vrijgekomen vergadertijd voor een werksessie, waarin jullie met elkaar aan de lespraktijk werken. Bijvoorbeeld door samen lessen voorbereiden, leerlingdata analyseren, verbeteracties uitwerken, leerlingen bevragen of onderzoek bestuderen.

Door op deze manier ruimte te creëren voor onderwijsverbetering, doe je vooral wat van waarde is voor het leren van je leerlingen. Wat doe je dan met het administratieve werk? 

C - Van onnodige administratie naar tijd vrijmaken voor onderwijsontwikkeling:

Hoe besteed je minder tijd aan administratie en meer tijd aan het beste onderwijs creëren voor jouw leerlingen?  Dan moet je keuzes maken over wat je niet meer of minder gaat doen. Hoe doe je dat: 

• Analyseer wat jullie doen en zet het mes erin. Breng samen met je collega’s in kaart welke administratieve taken de meeste frustratie en tijd kosten en weinig tot niets toevoegen aan het leren van de leerlingen. Hoe doe je dat? 
  • Pak jullie agenda’s erbij en bekijk wat je de afgelopen twee weken hebt gedaan.
  • Welke van die activiteiten zie jij als kern, kernondersteunend en verspilling? (zie figuur 2).
  • Kies in duo’s een activiteit die volgens jullie valt onder verspilling of kernondersteunend, en die veel tijd en energie kost.
  • Bedenk voor deze activiteit: 1. Is het écht nodig of kunnen we ermee stoppen? 2. Kan het minder vaak of minder uitgebreid? 3. Kunnen we het in minder tijd uitvoeren?
  • Trek je conclusies uit deze drie vragen, besluit wat je gaat doen en voer dat besluit uit (bijv. het stoppen met een type administratie).

• Voorkom onnodige administratie. Dat kun je doen door te onderzoeken welke administratie volgens de onderwijswetgeving echt moet en waar ruimte is om hier zelf vorm aan te geven. Er kan soms meer dan je denkt. Zo zijn groepsplannen bijvoorbeeld niet verplicht. De manier waarop je als school de vorderingen van je leerlingen in beeld brengt is aan jullie. De Inspectie heeft op een rijtje gezet wat er wel en niet moet. En dat is minder dan je denkt, zie de bronnen onder dit artikel.

Ten slotte, op korte termijn kost het uitzoeken van verspilling tijd, maar het levert je daarna tijdwinst op. Zo ontdek je wellicht dat je gegevens bijhoudt waar niemand iets mee doet of waarvoor je minder uitgebreid of minder vaak kunt rapporteren. En je vergadert niet meer met z’n allen over organisatorische zaken, maar je werkt samen aan jullie lespraktijk. Oftewel, je kunt echt stop zeggen tegen het verspillen van je tijd aan overbodig en energie slurpend werk.