Sterker worden als team? Organiseer regelmatig een Retrospective

Wat is een Retrospective?

Een retrospective is een van de drie voorwaarden van de aanpak van leerKRACHT, naast ambitie en ritmiek. De retrospective is een werkvorm waarmee je met een team terugkijkt op een periode van samenwerken. Door zowel successen als problemen te benoemen kun je vervolgens nieuwe afspraken en acties formuleren. Zo blijf je continu de manier van samenwerken verbeteren en innoveren.

De Retrospective

Ongetwijfeld vinden er bij jou op school regelmatig evaluaties plaats. Bijvoorbeeld ter afronding van een onderwijsproject of om de oudertevredenheid te meten. Dit soort evaluaties gaan vaak over de inhoud of het resultaat. Dat is zinvol, maar als je als team écht verbeterstappen wilt maken, sta dan ook stil bij het ‘het proces’. Hoe hebben jullie bijvoorbeeld samengewerkt tijdens een bepaalde periode of bij een project? En bespreek dit niet één keer per jaar, maar in een vaste ritmiek. In deze blog leggen we uit hoe je dit via een zogenaamde Retrospective kunt doen en wat dat oplevert.

Waar komt de Retrospective vandaan?

Veel IT-afdelingen van bedrijven werken met de scrummethodiek. Daarbij werken kleine teams in korte sprints van zo’n twee à drie weken. Bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een bepaald stuk software. Het team gebruikt hierbij een scrumbord waarop ze al het werk via post-its visueel maken voor de komende sprint. Dagelijks staat het team bij het scrumbord om de voortgang te bespreken. Na een sprint levert het team het product op en volgt een zogenaamde retrospective waarin het team terugblikt op het proces en van daaruit acties bepaalt om de volgende keer de samenwerking nog beter te laten verlopen. Als stichting leerKRACHT hoorden we over zo’n retrospective tijdens een bedrijfsbezoek met leraren bij Bol.com. De aanwezige leraren waren hier erg enthousiast over en besloten het onderdeel te maken van hun manier van werken. Dit heeft er toe geleid dat het vanaf dat moment ook toegevoegd is aan de verbetermethodiek van stichting leerKRACHT. Want terugblikken op de samenwerking en van daaruit verbeteringen definiëren, past natuurlijk naadloos bij een verbetercultuur.

Hoe ziet een Retrospective eruit?

Er zijn heel veel verschillende werkvormen beschikbaar die je kunt inzetten om een retrospective te houden. Als je op internet zoekt op ‘retrospective’, vind je talloze voorbeelden. De basisvorm is een grote flap onderverdelen in kolommen met per kolom een vraag in de trant van ‘wat werkt?’, ‘wat werkt een beetje?’ en ‘wat werkt niet?’. De teamleden geven via post-its input op deze vragen en vanuit daaruit bepaal je samen wat het meest naar voren komt en welke acties er gedaan moeten worden of welke teamafspraken je wilt maken. Je kunt eindeloos variëren met de vragen die je stelt, bijvoorbeeld ‘waar kreeg je energie van’ en ‘wat kostte je energie’ of ‘waar moeten we mee doorgaan/stoppen/beginnen’. Kortom, er is veel variatie mogelijk en ook noodzakelijk om er plezier en energie in te houden.

Met wie voer je een Retrospective uit?

In de leerKRACHT-methodiek werken leraren in kleine teams samen aan het verbeteren van het onderwijs. Met dit team voeren ze regelmatig (om de zes weken) een retrospective uit. Als je (nog) niet in zo’n klein verbeterteam samenwerkt, kun je toch retrospectives organiseren. Op veel scholen is het schooljaar onderverdeeld in periodes, vaak ook samenhangend met de schoolvakanties. Na afloop van een periode kun je een retrospective organiseren. Bij een groter schoolteam, kun het team in subteams van zo’n acht personen opdelen en deel je na afloop van de retrospective met elkaar de uitkomsten.

Hoe voer je een Retrospective uit?

Voor een prettig en efficiënt verloop van een retrospective, kun je de onderstaande stappen volgen:

Voorbereiden
- Bepaal het doel van de retrospective. Dit kan de ene keer een meer inhoudelijk onderwerp zijn (bijvoorbeeld hoe verliep de stagevoorbereiding) en de andere keer expliciet gaan over de samenwerking in het team.
- Kies afhankelijk van het doel van de retrospective een bijpassende werkvorm. Kijk bij ‘meer informatie’ voor websites met voorbeelden.
- Teken de retrovorm op een flap en/of zorg voor de benodigde materialen.
Uitvoeren
- Laat één persoon de retrospective leiden. Deze facilitator bewaakt het proces door steeds de volgende stap te benoemen en samen te vatten wat er besproken is.
- De facilitator benoemt het doel van de retrospective en legt de werkvorm uit.
- Bij veel retrospectives verzamel je als eerste stap de input van de deelnemers via post-its. Met name bij een grotere groep is het goed om af te spreken hoeveel post-its er maximaal per persoon geplakt mogen worden. Cluster de input (facilitator met hulp van de deelnemers) door te kijken of er een rode draad is/post-its die over eenzelfde onderwerp gaan. Hang deze post-its bij elkaar. Verduidelijk de samenhang door er steekwoorden bij te schrijven.
- Bepaal met elkaar twee of drie acties waarmee jullie aan de slag willen, afgeleid uit de clusters die je bij de vorige stap hebt bepaald. Let op: je kunt en hoeft niet direct alles op te pakken. Liever minder acties die in de komende periode uitgevoerd kunnen worden dan een hele lijst acties die op een stapel belanden.

FIGUUR 1: DE RETROSPECTIVE

Wat levert het houden van Retrospectives op?

Als je regelmatig als team een retrospective organiseert, merk je dat je steeds meer openheid creëert in het team. Niet alleen tijdens de retrospective, maar ook in de dagelijkse praktijk. Het nadenken over en uitspreken van hoe jullie (samen)werken, gaat onderdeel worden van jullie werkcultuur. En dat is prettig. Je creëert een lerende cultuur waarin teamleden zich kunnen ontwikkelen. Dat is goed voor jou en je collega’s persoonlijk en daarmee stijgt ook de kwaliteit van jullie werk.