Effectieve leerlingbesprekingen

Hoe vergader je minder en bereik je meer?

Wat is een leerlingbespreking?

Een leerlingbespreking is een met enige regelmaat terugkerend moment, waarop volgens een bepaalde systematiek door docenten gesproken wordt over de actuele ontwikkeling van de leerling, in de meest brede zin van het woord. Er wordt gekeken naar de totale ontwikkeling van de leerling, niet alleen naar cijfers. In het basisonderwijs wordt ook wel gesproken over groepsbesprekingen.

Aan de slag met effectieve leerlingbesprekingen

Ervaar je ook dat de leerlingbesprekingen bij jou op school niet efficiënt zijn? Of dat deze besprekingen vooral gedaan worden omdat de leiding dat wil? Dat leerlingen aan ontwikkelgesprekken geen tot weinig vervolg geven? Vraag jij je ook wel eens af hoe je de leerling of studenten meer kan betrekken bij hun eigen leerproces?

Hier vier voorbeelden hoe scholen die met leerKRACHT werken deze overleggen anders zijn gaan aanpakken en vormgeven en daarmee met minder tijd meer bereiken.

VO: Leerlingbespreking met ‘speeddaten’
PO: van Groepsbespreking naar zorgbordsessie
PO: Zorgoverleg met een verbeterbord
MBO: voortgang van de studenten visueel maken

VO: Leerlingbespreking met ‘speeddaten’

De leerlingbesprekingen zijn een terugkerend ritueel op veel middelbare scholen. Vroeger heten ze ook wel rapportgesprekken Vaak worden de leerlingen besproken die op zittenblijven staan. De zogenoemde ‘bespreekgevallen’. Dat neemt over het algemeen veel tijd in beslag, terwijl veel leerlingen niet aan bod komen en veel docenten aanwezig zijn bij besprekingen die niet over leerlingen gaan waar zij zelf les aan geven. Dat moet toch ook efficiënter en actiever kunnen? Bij UniC – een middelbare school in Utrecht – heeft het team de leerlingbespreking op de schop genomen. De leraren en schoolleiding waren er niet tevreden over en bedachten een andere manier van werken.

Hoe ziet die nieuwe aanpak van de leerlingbesprekingen eruit?

De leraren en leerlingen voeren nu 4 stappen uit:

Stap 1. Stoplichten door de vakdocenten. Na de toetsweek voert elke docent de cijfers in, plus een ‘stoplicht’ (groen, oranje, rood) met advies aan de leerling: hoe die het (nog) beter kan doen.

Stap 2. Speeddate met mentoren en vakdocenten. In een eerste bespreking gaan de leraren ‘speeddaten’. Mentoren lezen de input van de vakdocenten. Als ze iets niet begrijpen zoeken ze de vakleraren op en vragen om meer informatie. Grote overblijvende vragen rond individuele leerlingen (bijv., ‘kan leerling x naar het vwo?’) geven ze door aan een teamleider.

Stap 3. Leerlingbespreking met de hele afdeling. Met de leraren van de hele afdeling bespreken ze dan die grote overblijvende vragen. Van de 200 leerlingen in de bovenbouw ging het de laatste keer over 5 leerlingen. De rest was al duidelijk. Met de bespreking waren ze snel klaar.

Stap 4. Mentorgesprek met leerlingen en ouders. Aan de hand van de feedback van hun leraren bereiden de leerlingen het mentorgesprek voor. Zij formuleren hierbij hun eigen doelen voor de komende periode. In het mentorgesprek bespreken ze dit met hun mentor en ouders.

Download hier het bovenstaande voorbeeld

Wat is het effect van deze nieuwe manier van werken?

Leraren besteden minder tijd aan vergaderen en meer aan feedback geven aan leerlingen
Mentorleraren hebben beter overzicht in hoe het gaat met hun leerlingen
Leerlingen en ouders krijgen meer feedback en concrete tips
Leerlingen en ouders zijn meer betrokken

Voorbeeld PO: van Groepsbespreking naar Zorgbordsessie

Op de Apollo 11 in Utrecht heeft de IB’er de Groepsgesprekken vervangen door zogenaamde zorgbordsessies. De leraren vullen voor hun eigen groep een ‘verbeterbord’-format in. Waar ze invullen wat hun zorgen zijn en wat de doelen en acties zijn voor de komende periode. Deze borden worden per bouw besproken. In deze overleggen stellen leraren verdiepende vragen aan elkaar en geven ze feedback aan collega’s. Hier gaat de leraar zelf weer mee aan de slag.

Wat is het effect? Er ontstaat meer eigenaarschap bij de leraar zelf in plaats van bij de IB’er, maar ook zijn/haar directe collega’s. De leraren zijn beter op de hoogte van elkaars zorgen en doelen en helpen elkaar meer bij de oplossingen. De sfeer is hierdoor ook heel erg veranderd. Voor oplossingen wordt er minder vaak gekeken naar de IB’er. Leraren gaan zelf met elkaar opzoek naar oplossingen.

Bekijk het filmpje hiernaast waar de IB’er van Apollo 11 dit zelf aan je uitlegt.

FIGUUR 1: INTERNE BEGELEIDING MET ZORGBORDSESSIE BIJ APPOLO 11

Voorbeeld PO: Zorgoverleg met een verbeterbord

Ook zie je bij verschillende scholen dat ze het verbeterbord gebruiken bij zorgoverleggen en individuele ontwikkel gesprekken met leerlingen. Bijvoorbeeld op de Tuimelaar in Hoogvliet. Hier zetten ze het verbeterbord in tijdens zorgoverleggen. Bij zo’n zorgoverleg komen verschillende partijen rondom een kind samen zoals de school, Jeugdzorg, Leerplicht, Schoolmaatschappelijk werk, Passend Onderwijs en Jeugdbescherming. Zij gaan in een zorgoverleg aan de slag om de situatie rond zorggezinnen te verbeteren. Vroeger bespraken ze dan met elkaar het gezin. Maar tegenwoordig gaat het anders op de Tuimelaar.

FIGUUR 2: VOORBEELD VAN EEN VERBETERBORD

De kinderen en ouder(s) worden betrokken tijdens het overleg doormiddel van het verbeterbord. Het kind is in de lead en doet een ‘check-in’ aan de hand van smileys: ‘Hoe voelt iedereen zich?’. Alle aanwezige kinderen van het gezin beantwoorden deze vraag.

Daarna volgen de successen: wat heeft elk van de kinderen de afgelopen periode bereikt op die punten die hij of zij wilde verbeteren? Vervolgens bespreken de kinderen met de volwassenen waar zij de komende periode aan willen werken. De IB’er schrijft ondertussen mee op het verbeterbord.

Het effect hiervan is dat zowel ouders als de kinderen betrokken zijn en het gevoel hebben invloed te hebben op de situatie. Er wordt met ze gesproken in plaats van dat er alleen maar over hen gesproken wordt

In de video hier rechts kun je luisteren naar wat IB’er Nancy Tadey hierover vertelt.

FIGUUR 3: IB’ER NANCY TADEY VERTELT HOE ZIJ DIT DOET MÉT HAAR ZORGLEERLINGEN

Voorbeeld MBO: Voortgang van de studenten visueel maken

Op het Sportcollege van ROC Midden Nederland in Utrecht hebben ze naast het verbeterbord en het organisatorisch bord ook een studentenvoortgang bord hangen. De docenten waren op zoek naar een manier om inzichtelijk te krijgen hoe het gaat met de studenten, bij wie er bijzonderheden zijn. Maar ook hoe het op studievlak verloopt. Hebben ze allemaal een stage? Wie loopt er een beetje achter doordat hij/zij sommige toetsen niet heeft gehaald? Etc.

Om dit visueel te maken hebben ze van iedere student een pasfoto’s uitgeprint en houden ze via het bord bij of er bijzonderheden zijn. De mentoren updaten het bord wekelijks. Maar het studentenbord wordt niet wekelijks maar maandelijks uitgebreid besproken tijdens de werksessie. Tussentijds worden alleen belangrijke mededelingen gedeeld.

Het effect ervan is dat in één oogopslag de voortgang van de studenten te zien is en bij wie er iets bijzonders is. Niet alleen tijdens een studentenoverleg maar constant. Dit geeft bij de docenten rust, overzicht en veiligheid at ze niet iets of iemand over het hoofd zien. Wat er natuurlijk weer toe leidt dat de studenten een betere begeleiding krijgen.

Tot slot

Wat is een overleg bij jou op school die veel tijd kost en weinig impact. Eigenlijk liggen de volgende vragen ten grondslag aan bovenstaande oplossingen: