Hoe maak je een werkverdelingsplan dat werkt
Een werkverdelingsplan biedt de kans om zichtbaar talenten in te zetten en met meer plezier taken te verdelen. Grijp die kans!
Je bent leraar in het primair onderwijs en het liefste ben je bezig met datgene wat er echt toe doet. Samen met je collega’s zorgen voor geweldig onderwijs voor jullie leerlingen. Maar naast het onderwijs zijn er projecten, commissies, ouders en instanties en allerlei andere zaken die er geregeld moeten worden. In veel scholen werd er om die reden gewerkt met een taakurenbeleid. Gelukkig gaat dat veranderen en krijgt het team een veel belangrijkere stem in het vaststellen van het verdelen van het werk met het zogenaamd werkverdelingsplan. Hier lees je daar meer informatie over en vind je een infographic. Maar hoe geef je zoiets vorm met je team? En hoe zorg je ervoor dat er binnen zo’n plan zoveel mogelijk ruimte is voor datgene wat er echt toe doet? In dit artikel drie tips.
Tip 1. Focus op de kern
Uiteindelijk is er natuurlijk maar een ding dat echt telt: zo krachtig mogelijk onderwijs voor jullie leerlingen. Dat doe je niet in je eentje, maar in een hecht team, waarbij je samen doelen stelt en problemen oplost, vanuit een gedeelde visie en ambitie. Waarbij je de leerlingen betrekt en van en met elkaar leert. Dat levert het meeste op voor jullie leerlingen, dus het is ook logisch om daar te beginnen. Zorg dat de lesgevende taken helder verdeeld zijn, met voldoende tijd voor vóór- en nawerk en maak gebruik van de kwaliteiten die in het team aanwezig zijn. Formeer kleine, hechte teams die wekelijks bij elkaar komen om het onderwijs met elkaar verder te ontwikkelen. Kortom, begin met wat belangrijk is en laat daarna de rest volgen in plaats van andersom. In het filmpje hiernaast zie je waarom dat belangrijk is:
Tip 2. Maak het zichtbaar
Tijdens een werksessie inventariseerde ik ooit met een team wat ze allemaal bijhielden qua administratie en vroeg ze dat op een post-it te schrijven. Je kunt je voorstellen dat 3M (het bedrijf wat de post-its maakt) een hele goede dag had. Maar het leverde meteen inzicht op voor het team en zorgde ervoor dat ze processen konden verbinden en keuzes konden maken. Dit eenvoudige principe kun je ook toepassen om werk inzichtelijk te maken. Schrijf bijvoorbeeld alle activiteiten op die buiten het klaslokaal plaats vinden, hang ze op de muur en prioriteer ze. Wat het allerbelangrijkste is hang je bovenaan en zo ga je steeds verder naar beneden. Meteen ook een mooi moment om dingen te laten vallen of om te kijken of je ergens misschien minder tijd aan moet besteden.
Tip 3. Gebruik een organisatorisch bord
Misschien heb je er wel eens van gehoord: ‘Agile werken’ of ‘Scrummen’? Allemaal ingewikkelde termen voor iets heel overzichtelijks. Met een visueel bord je werk voor een bepaalde periode (of project) inzichtelijk maken. Wij noemen dat een ‘organisatorisch bord’ en je hebt er niet veel meer voor nodig dan een leeg bord of vel papier en een aantal post-its. Vervolgens teken je vier kolommen op het bord: ‘Gaan doen, Mee bezig, Blokkade, Klaar.’ Bij ‘Gaan doen’ schrijf je alle taken op die uitgevoerd moeten worden om het project tot een goed einde te brengen.
Voor de ouderavond moeten bijvoorbeeld de uitnodigingen worden verstuurd, de stoelen klaar gezet, de beamer geïnstalleerd, de presentatie voorbereid, enz. enz. Dit schrijf je allemaal op afzonderlijke post-its. Vervolgens verdeel je de taken over de teamleden. Als iemand ergens mee aan de slag gaat, verplaatst hij of zij de post-it naar ‘Mee bezig’. Is die klaar? Dan hangt diegene hem bij ‘Klaar’? Het kan ook zijn dat je op een gegeven moment niet verder kan. Dan hang je hem bij ‘Blokkade’.
Het bord hang je goed zichtbaar in de ruimte, zodat iedereen weet wie met welke taak bezig is. Minimaal 1 keer per week komt het team weer bij elkaar om de voortgang te bespreken. Je begint dan aan de rechterkant en bekijkt eerst wat er allemaal bij ‘Klaar’ hangt. Vervolgens bespreek je de blokkades, wat er in beweging is, en wat er nog gedaan moet worden. Hiernaast zie je een voorbeeld van hoe een school een organisatorisch bord gebruikt.
Natuurlijk zijn bovenstaande tips niet ‘gratis’. Ze kosten tijd en inspanning van jou en je collega’s. Maar je zult merken dat als je deze tips stukje bij beetje je gaat toepassen, ze zorgen voor een evenwichtiger verdeling van jullie werk met meer werkplezier voor jou en je team en nog beter onderwijs voor jullie leerlingen!
