Online faciliteren: wat werkt nu écht?

Na bijna een jaar online sessies faciliteren, voor en met scholen, hebben we als stichting leerKRACHT veel geleerd. Wat werkt wel en niet? Hoe zorg je voor betrokkenheid en interactie? We delen graag onze bevindingen in de vorm van acht tips.

Bij een online meeting is de mogelijkheid tot afleiding nog groter dan bij een fysieke bijeenkomst. De algemene tip is daarom om niet alleen goed na te denken over wat je aan bod wilt laten komen, maar vooral over hoe je met de inhoud aan de slag gaat.

De onderstaande tips helpen je daarbij op weg. Je kunt ze toepassen met je eigen collega’s, met leerlingen of tijdens een meeting met externen.

Check altijd eerst in met de deelnemers. Dat zorgt ervoor dat iedereen direct actief betrokken wordt bij de meeting, het breekt het ijs indien nodig en is een fijne manier om mensen te laten landen. Een check-in kan algemeen zijn of toegespitst op het onderwerp waarover jullie in gesprek zijn. Je kunt een vraag stellen waar iedereen mondeling op reageert of via de chat. Je vindt op internet talloze sites met voorbeelden, hieronder geven we een paar suggesties. Naast inchecken, is uitchecken ook een goed idee. Dat kan simpel door via de chat de deelnemers met een emoticon en/of steekwoorden aan te laten geven hoe ze de meeting hebben ervaren. Of je vraagt wat de deelnemers mee nemen uit het overleg. Juist omdat je online minder goed de sfeer en betrokkenheid kunt zien, is dit waardevolle feedback. Als je met je collega’s online een bordsessie houdt, dan is het inchecken al onderdeel van jullie overleg.

https://check-in.beteregesprekken.nl/

https://checkin.daresay.io/

Om betrokkenheid en inbreng te stimuleren, is het goed  om zeer regelmatig om actie van de deelnemers te vragen. Ongeveer elke 7 minuten. Dat kan op verschillende manieren:

• Geef actief beurten
  Stel een vraag en benoem iemand om antwoord te geven in plaats van ‘wie wil hier iets op zeggen’. Dat houdt de vaart erin, zeker omdat mensen vaak hun microfoon op ‘mute’ hebben staan. Dat zorgt toch voor vertraging in reageren. Dit kan ook bij gebruik van de chat: vraag één van de deelnemers om de reacties in de chat samen te vatten.
• Zet de chat op verschillende manieren in.
  Bijvoorbeeld door iedereen te vragen een reactie in de chat te zetten maar deze nog niet te posten. Pas als jij een seintje geeft, posten de deelnemers hun inbreng. Dit zorgt ervoor dat mensen elkaar niet beïnvloeden met hun chatbericht en dat iedereen meedoet. Of juist andersom: gebruik de chat om te brainstormen waarbij mensen elkaars chat kunnen aanvullen of ‘liken’ als ze hen eens zijn met een inbreng.
• In veel videoplatforms kun je ook makkelijk een poll plaatsen om reactie van deelnemers te krijgen.
• Geef een denkvraag mee.
  Bijvoorbeeld: het komende kwartier ga ik het een en ander vertellen over …., schrijf voor jezelf op welk voordeel je ziet en welk nadeel. Na je verhaal haal je deze reacties op.

Ga tijdens een online meeting zoveel mogelijk met elkaar aan de slag. Het voordeel van online bijeenkomsten, is dat je ook echt tegelijkertijd met elkaar kunt werken in een zelfde document. Er zijn talloze tools beschikbaar om dit te faciliteren. Zorg ervoor dat ze eenvoudig in gebruik zijn en geen inlog vereisen. Denk aan: Padlet, Jamboard, Trello. In onze blog ‘online tools’ gaan we hier dieper op in.

Houd bij een grotere groep de plenaire onderdelen kort (max. 20 minuten) en ga zo snel mogelijk uiteen in kleinere groepen om echt aan de slag te gaan. In kleine groepen is de interactie makkelijker en daardoor de betrokkenheid groter. Bij een kleinere groep hoef je niet per se uiteen in break-outs, maar zorg dan wel voor verschillende werkvormen. Bedenk per onderdeel wat het doel ervan is, daarna kun je de bijpassende werkvorm en eventueel tool kiezen.

Deze tip geldt net zo goed bij fysieke bijeenkomsten als bij online, maar is nu nog urgenter: doe zo min mogelijk activiteiten tijdens de online bijeenkomst die ook op een ander tijdstip, individueel kunnen. Gebruik de tijd samen ook echt om elkaar verder te helpen, te inspireren, uit te wisselen. Kortom, alles wat ‘zenden’ is, kun je ook op een andere manier aan de deelnemers geven ter voorbereiding.

Luisteren via een videoverbinding is vermoeiend. Zeker als mensen een groot deel van hun dag dit soort meetings hebben. Las daarom elke 50 minuten een korte pauze in, ook al is het maar 5 minuten. Het is handig om dan een klok in beeld te brengen die de resterende pauzetijd aangeeft.
Eventueel kun je ook een energizer tussendoor doen. Dat ontspant maar zorgt ook voor verbinding. Je kunt kiezen uit energizers die je kunt verbinden aan het doel van de bijeenkomst of energizers die zorgen voor lol of beweging

Hieronder volgen een paar sites met voorbeelden:
https://stormpunt.nl/2020/08/03/energizers-online-sessie/
https://www.orangeotters.nl/blog/5-leuke-online-energizers/
https://zeewaardig.com/energizers-en-ijsbrekers-voor-online-sessies/
https://www.onboardingpro.nl/post/10x-leuke-ijsbrekers-voor-een-online-onboarding
http://www.joitskehulsebosch.nl/2010/11/16/tien-online-ijsbrekers/

Het is handig om onderling rollen af te spreken, zeker wanneer je een meeting hebt met veel mensen. Denk aan: iemand die de techniek doet (zoals indelen break-outs, lanceren polls), iemand die tijd bewaakt, plenaire onderdelen faciliteert, et cetera. Het zorgt sowieso voor meer betrokkenheid, maar het helpt jou als hoofdfacilitator enorm als je niet alles tegelijkertijd hoeft te doen.

Iemand wat langer aan het woord? Zet hem in de ‘spotlight’ voor een rustiger beeld. De spreker blijft dan groot in beeld, de andere deelnemers zijn klein zichtbaar. Het hangt van het programma dat je gebruikt af hoe je dat precies instelt. Vaak kun je ook meerdere mensen ‘vast pinnen’. Dat kan handig zijn wanneer je een panel of discussiegroepje aan het woord laat terwijl andere mensen luisteren. Zoek als facilitator uit wat er technisch kan en zet dat strategisch in.

De oplettende lezer zal concluderen dat de tips voor een groot deel ook van toepassing zijn op fysieke bijeenkomsten. Het verschil zit hem in de ondersteunende digitale hulpmiddelen die je kunt inzetten en je dus eigen moet maken. En het bewaken van de energie is nog belangrijker omdat afleiding op de loer ligt. Tot slot: probeer vooral uit. Zeker met eigen collega’s kun je experimenteren. Bespreek op het eind wat er goed werkte en wat misschien minder.