Hoe overleef ik als schoolleider de laatste 5 weken voor de zomervakantie?
De laatste weken voor de zomervakantie heb ik als schoolleider altijd als zeer hectisch ervaren. Het voelde alsof alle taken van een heel jaar in een trechter gingen en door het pijpje in 5 weken als product eruit moesten komen. Het maakte dat ik nooit uitkeek naar de vakantie. Wanneer mensen zeiden; ‘oh lekker, bijna vakantie’, begon ik te trillen, te roken en te verkrampen. Te veel deadlines, te veel ad hoc en te weinig tijd. Herkenbaar? Op de Klinker in Spijkenisse zag ik de oplossing.
Scrum
Hun wekelijkse stand-up met de staf bij het verbeterbord kreeg een dagelijkse stand-up ernaast. Via een eenvoudige versie van Scrum had de schoolleiding, samen met interne begeleiders in een wat langer brainstorm moment, genoteerd wat ‘er allemaal nog moet’. In verschillende kleuren post-its werd de urgentie helder. Wanneer er een verhuizing op stapel staat, neem je de conciërge mee in deze sessie. Wanneer de school groot is, ook de verschillende coördinatoren.
Deze werden geplakt op het bord; PLAN (of TO DO).
Ja, en dit gaf opluchting, overzicht en gedeelde verantwoordelijkheid. Daarna pakte ieder een post-it waar zij eigenaar van werd. Deze werd geplakt op IN PROGRESS (of DOING). Met hun naam erop.
Wanneer er tussendoor een vraag komt hierover, aanvullende informatie of een kinkje in de kabel, wordt het de volgende dag tijdens de 15 minuten stand up gedeeld. Ook wordt er op de dagelijkse stand-up ideeën aangedragen, afspraakjes gemaakt om samen te werken en nieuwe post-its opgepakt. Wanneer een taak af is, verschuift het naar DONE. ‘En het voelt zo lekker om dat briefje te verplaatsen, misschien kinderachtig, maar heerlijk’ aldus de schoolleider met lichtjes in haar ogen.
Wanneer de schoolleiding 5 weken voor de zomervakantie lichtjes in haar ogen heeft in plaats van twee doffe kijkers met kringen eronder, dan is daar wat aan de hand. En dat gaan we pikken. Pikken met trots!!
Laat je me weten hoe dit de laatste 5 weken bij jullie heeft geholpen?
Annette de Deken is expertcoach bij Stichting leerKRACHT en voormalig directeur van een basisschool.
