Majorie Weistra | 2 juli 2019 | 5 minuten
Hoe voorkom je dat behaalde doelen over een jaar weer op het bord staan omdat de verbeteringen zijn weggezakt? Hoe zorg je dat nieuwe collega’s ook weten op welke manier jullie werken? En hoe stimulerend zou het zijn als je aan het eind van het jaar nog weet hoeveel en welke doelen jullie behaald hebben? In dit blog leggen we je in 2 stappen uit hoe je kunt borgen door de aanschaf van een pot en een aantal a4-tjes.
Stel jullie hebben 6 weken aan een doel gewerkt. Bijvoorbeeld ‘het voeren van coachgesprekken met leerlingen’. Jullie hebben bedacht hoe je het beste zo’n gesprek voert, jullie hebben bij elkaar gekeken of het ook werkt en weer aanpassingen gedaan. De laatste stap die je dan zet, is een standaard maken. Dat wil zeggen dat jullie op een A4-tje beschrijven of illustreren hoe zo’n coachgesprek gevoerd wordt. Hou het simpel (in bulletvorm bijvoorbeeld) en visueel. Een nieuwe collega moet in vijf minuten snappen waar hij bij een coachgesprek op moet letten. Zorg dat de standaard tastbaar en zichtbaar is. Bijvoorbeeld door het uit te printen, te plastificeren een ringetje erdoor heen te doen en bij het bord te hangen (bij de andere standaards).
Het verbeterbord op de afdeling Oncologie.
Bedrijven die ‘continu verbeteren’ werken ook met standaards. Zij noemen dat sops: standard operational procedures. Het zorgt ervoor dat het voor iedereen helder is hoe er gewerkt wordt. Dit helpt om de kwaliteit te bewaken. Bijvoorbeeld bij het Reinier de Graaffziekenhuis in Delft. De afdeling Oncologie startte met ‘Lean’ om werkdruk aan te pakken. Ze begonnen met het verbeterbord en al snel boekten ze successen. De verbeteracties op het bord werkten, voor de artsen, verpleging en patiënten. Maar, hoe hielden ze hun verbeteracties vast? Elke succesvolle verbetering schreven ze op een strookje papier en elke week bespraken ze één zo’n succes uit het verleden bij de dagelijkse bordsessie. Bijvoorbeeld ‘bereiden we de intraveneuze medicatie nog steeds zoals afgesproken?’ Zo niet, dan trekt het team de teugels weer even aan.
Gevierde successen.
Schrijf het doel op een strook papier. Stop deze in een pot en zet de pot in de buurt van het verbeterbord. Dit is jullie successenpot. Maak op jullie bord bij het kwadrant van de doelen ruimte om elke 2 of 3 weken een doel op te hangen uit de successenpot. Je hangt de strook op en zoekt de bijbehorende standaard erbij. In de komende weken gaan jullie met elkaar kijken of je nog volgens de standaard werkt. Zijn er nieuwe inzichten die ervoor zorgen dat de standaard verbeterd moet worden? Pas dan de standaard aan.
Aan het eind van het schooljaar hebben jullie een gevulde successenpot. Sta hierbij stil op een manier die bij jullie past. Hebben de leerlingen ook input gegeven voor verbeteringen, bijvoorbeeld via een leerlingarena? Vergeet dan vooral niet om ook de leerlingen hierbij te betrekken!
En zet gelijk een lege ideeënpot neer waarin leerlingen nieuwe verbeterideeën kunnen stoppen!
Wil je je collega's meenemen in deze manier van borgen? Laat ze onderstaande video zien.