Succesvol werken met ‘het bord’

“Op het ministerie hebben we ongelooflijk veel processen tegelijk lopen, met alle mogelijke dossiers. Processen herhalen zich, op de begrotingsbehandeling na, bijna niet. Het ene jaar ben je druk met sterk beroepsonderwijs, het andere jaar met curriculumherziening. Dan weer heb je een incident met een examen of is er een faillissement van een onderwijsinstelling. En soms komt alles tegelijk. Het managementteam had behoefte aan meer structuur en overzicht, ook om beter te kunnen sturen op de korte en lange termijn. De waan van de dag krijgt al snel de overhand in ons werk. De politiek wil vandaag iets weten en morgen een debat. Maar we willen ook oog houden voor de langere termijn. Bovendien waren we op zoek naar een hulpmiddel om niet alleen op het primaire proces, het beleidswerk, te sturen, maar ook op de interne organisatie. Zo wilden we meer aandacht voor de ontwikkeling van onze medewerkers. Naast het MT gaven ook verschillende teams van beleidsafdelingen aan dat ze op zoek waren naar een aangepaste werkvorm met meer structuur.”

“Tijdens schoolbezoeken kwamen mijn collega’s en ik lerarenteams tegen die met de leerKRACHT-methodiek werkten. Twee leden van ons MT werden voor een door leerKRACHT georganiseerde pizzasessie uitgenodigd. Ze kwamen heel positief terug en vonden dat ook wij moesten onderzoeken of met name werken met een bord iets voor ons zou zijn. Ze hadden gemerkt dat het lerarenteams aan het denken zet over wat ze nu eigenlijk aan het doen zijn en wat een team bindt. We besloten als MT met het bord aan de slag te gaan en afdelingen die hiervoor voelden de ruimte te geven het ook uit te proberen. Bovendien wilden we kijken of we op elkaar aan konden sluiten, zodat we beter van elkaar zouden weten waar iedereen mee bezig is.”

“Voor alle leden van het MT en medewerkers van de afdelingen die met het bord wilden gaan werken hebben we een introductiebijeenkomst belegd. Vervolgens moesten we per team bepalen wat onze doelen waren. Dat viel niet mee. Hoe klein of groot stel je die? Hoe praktisch gaan we te werk? Hoeveel tijd gaat ons deze nieuwe werkwijze kosten? En geeft het ons op termijn tijdwinst? Niemand zit immers te wachten op extra werk. Dat was een flinke zoektocht. In het begin zijn we ondersteund door twee expertcoaches van leerKRACHT. Een P&O-medewerker van ons ministerie kreeg de rol van interne coach. Het fijne is dat ik daardoor zelf ook volop mee kon doen aan alle sessies, zonder me druk te hoeven maken over aansturing en procesbewaking.

In eerste instantie dacht ik ‘wat een gedoe met al die geeltjes’. We werkten al jaren met Excel-overzichten. Het kon toch niet zo zijn dat we met een bord met simpele Post-its meer zouden kunnen bereiken? En toch is het zo. Het bord geeft écht structuur aan ons werk. Ons eerste bord zag er overigens totaal anders uit dan het bord waar we nu mee werken. Sinds een jaar is ons MT-bord constant.”

“In het begin hadden we alleen organisatie-achtige doelen op ons MT-bord staan. We waren dus erg intern gericht. In de aanloop naar de kabinetswisseling maakten we veel meer de slag naar inhoudelijke lijnen, zonder dat we heel sterk zijn gaan sturen op beleidsmatige doelen. Nu is het Regeerakkoord leidend, naast de zaken die we als onderwijsministerie sowieso moeten doen. Zo is er een mooi geheel ontstaan van wat er op de korte en lange termijn moet gebeuren, met veel meer balans. Dat geeft een tastbare en werkbare vooruitblik op de komende periode.”

“Ons MT heeft op maandag- en donderdagochtend bordoverleg. Op maandag duurt dat een half uur, waarin we ook de zaken op de langere termijn bespreken. Donderdagochtend nemen we een kwartier om de lopende zaken door te nemen. Dat werkt prima. Iedereen heeft aansluitend meestal weer een volgend overleg. Bovendien hebben we aan onze directiesecretaris een prima tijdbewaker.

We hebben onderzocht of het bord in digitale vorm een optie is. Vooral omdat de borden best veel ruimte innemen. Maar, zoals Stichting leerKRACHT betoogt, geeft het plakken van Post-its inderdaad meer betrokkenheid. Een van de afdelingen op het ministerie werkt wel met een digitaal bord. Het voordeel hiervan is dat ook collega’s die onderweg zijn naar een afspraak en bijvoorbeeld in de trein zitten, toch direct mee kunnen doen.”

“We hebben veel beter zicht gekregen op waar iedereen mee bezig is en wat de belangrijke dossiers zijn. Juist door de Post-its op het bord zien collega’s voortaan direct of een bepaald dossier van belang is voor hun individuele taakgebied. Er is veel meer verbinding tot stand gekomen tussen de dossiers, hoe ze zich onderling verhouden en hoe ze elkaar kunnen versterken. Daarom ook gaat ons MT-bord met grote regelmaat de afdelingsoverleggen langs. Dat helpt enorm bij de afstemming tussen afdelingen en het draagt bij aan het gevoel van collectieve verantwoordelijkheid. Door de transparantie is er veel meer collegialiteit. We zien waar de ander druk mee is en er wordt veel vaker aangeboden werk van elkaar over te nemen als iemand zijn handen erg vol heeft.

Voor mijn eigen werk als directeur heeft deze werkwijze ook opgeleverd dat ik tijdens de bilaterale overleggen met de MT-leden niet eerst alle dossiers langs moet. Er is nu tijd om te vragen hoe het écht gaat met mijn collega en de betreffende afdeling. Ook hebben we meer tijd om te sparren op inhoud, in plaats dat we to do-lijstjes moeten afwerken.
Met de directeur-generaal hadden we elk half jaar een uitgebreid overleg met veel documenten, waarin de stand van zaken per dossier werd beschreven. Daarvoor in de plaats komt zij nu langs tijdens een speciale bordsessie, waarin we alle belangrijke dossiers op hoofdlijnen laten passeren.

Ook kunnen we makkelijker en sneller andere organisatieonderdelen bijpraten aan de hand van ons MT-bord. Je moet als MT dan natuurlijk wel de bereidheid hebben om je transparant op te stellen. Bovendien kan het je een tikkeltje kwetsbaar maken, omdat bij alle dossiers een naam staat wie wat moet doen. Als er op dat dossier geen voortgang geboekt is, kan dat behoorlijk gênant zijn. Het is in die zin ook een kijkje in de keuken van het MT.”

“Heel relevant! Wij hebben natuurlijk alleen ervaring met het bord en de bijbehorende werkwijze, waarbij je periodiek bij elkaar zit, met elkaar bespreekt waar je als team aan werkt, waar elk teamlid individueel mee bezig is en hoe zich dat tot elkaar verhoudt. Maar elkaars werk benoemen en op het bord uitschrijven en daar wekelijks bij stilstaan, lijkt me voor elke organisatie goed en zeker ook voor scholen. Het gaat er vooral om dat het mensen die als team opereren helpt om goed van elkaar te weten wat ze doen, waarom ze dat doen en hoe zich dat tot elkaar en het hogere doel verhoudt. Door lopende zaken frequent te bespreken denk je met elkaar mee. Zo wordt helder wat je voor elkaar kunt betekenen. Je staat er niet alleen voor en je collega’s weten veel beter waar je mee bezig bent. Iedereen ervaart dat hij of zij nodig is in het geheel, het motiveert en biedt kansen. Je hebt meer inzicht in alles wat er speelt en dat kun je ook benutten voor je eigen ontwikkeling. Het bord helpt ons om ons werk zo goed mogelijk te doen. Bovendien heeft het ons tijdwinst opgeleverd. Naast een beter beleid, waarvan ik uiteraard hoop dat de scholen hier wat van gemerkt hebben. Ga je met leerKRACHT aan de slag? Zet dan vooral door. Je krijgt er veel voor terug.”