Effectiever én efficiënter besturen? Creëer dan een verbetercultuur op directieniveau

Vervang directievergaderingen door energievolle bord- en werksessies om écht samen te werken

Effectiever én efficiënter besturen? Creëer dan een verbetercultuur op directieniveau

Een directieoverleg waarvoor twee uur is ingepland maar regelmatig een half uur langer duurt. Agendapunten die eigenlijk mededelingen zijn en waarbij de energie wegvloeit. Of onderwerpen die wat discussie nodig hebben waarvoor de tijd ontbreekt. Dus dan maar doorschuiven naar een volgende keer. En de notulen…tja, die zijn ergens opgeslagen…waar ook alweer? Een beetje flauw gesteld misschien, maar als jullie directieoverleg hier toch een beetje op lijkt, dan hebben we goed nieuws: het kan anders. En dan bedoelen we niet dat je een cursus efficiënt vergaderen moet gaan volgen. Nee, wij gunnen jou en je collega’s een manier van werken waarbij je meer eigenaarschap, plezier en ‘van elkaar leren’ ervaart. In deze blog lees je 5 stappen die je helpen om als directieteam hiermee te beginnen.

Wanneer krijg je ergens energie van? Waarschijnlijk als je met iets bezig bent dat er écht toe doet. En waarbij je steun en waardering voelt van collega’s. Die ook nog eens hetzelfde doel voor ogen hebben. Veel mensen in het onderwijs hebben dit gevoel gehad toen we halsoverkop afstandsonderwijs moesten realiseren: duidelijke focus, samenwerken, aan de slag, taken verdelen, korte lijntjes, eigen initiatief en invulling, duidelijke deadlines, hulp vragen en krijgen, uitzoeken wat werkt en niet werkt en daar niet direct op afgerekend worden. Zomaar wat steekwoorden die je mogelijk herkent in het werken in Coronatijd maar in elk geval gaan over wat stichting leerKRACHT wil bereiken met een ‘verbetercultuur’ in het onderwijs. In zo’n cultuur werk je doelgericht samen, worden talenten gezien en benut, wordt de leerling gehoord en betrokken en probeer je je het met elkaar steeds een beetje beter te doen. We bespreken in 5 stappen hoe je zo’n cultuur (blijvend) kunt realiseren in jouw directieteam.


5 stappen om te komen tot échte samenwerking in het directieteam

  1. Begin met formuleren van jullie ambitie
    Een voorwaarde om met elkaar aan de slag te kunnen, is het hebben van een heldere ambitie. Wat willen jullie samen bereiken? Vaak staat dit verwoord in een beleidsplan. Haal hier de belangrijkste thema’s uit en verdeel deze thema’s over het schooljaar. Wanneer werken we waaraan? Dit geeft focus en overzicht.
    Tip: maak dit visueel zichtbaar op een flap of bord. Dit is jullie jaarbord en is elk overleg zichtbaar.
    Vanuit dit jaarbord ga je aan de slag met concrete doelen bij elk thema (zie stap 2).

‘De directeuren van onze scholen bereiden ons Directieberaad voor en leiden de bijeenkomst, wij schuiven als bestuur aan. Zo nemen onze directeuren – samen met ons – de verantwoording voor de hele stichting.’
Erik Abbink, mede-bestuurder van CPOW (15 scholen in de Zaanstreek)bordsessie managementteam directieoverleg

  1. Ga aan de slag met bordsessies van 15 minuten
    Een standaard leerKRACHT-verbeterbord (waar leraren mee werken) bevat vier vlakken: Check-in met smileys en successen, doelen, acties en de planning. Deze kun je vertalen naar jullie directieoverleg. De doelen gaan over de doelen die jullie voor de leraren en leerlingen willen bereiken (gerelateerd aan de ambitie van stap 1). De acties zijn de acties die jullie als directeuren/bestuur gaan uitvoeren om de doelen te behalen.
    Veel directieteams voegen onderdelen toe aan ons standaard verbeterbord. Bijvoorbeeld dashboards met resultaten, zoals aantal inschrijvingen op scholen, medewerkerstevredenheid of leerlingresultaten. Die dashboards loop je niet elke keer door, maar eens per kwartaal of wanneer het relevant is.
    Tip: Wat belangrijk is staat op het bord, maak dus geen notulen meer. Eventueel kun je een foto van het bord maken. Soms werken teams met digitale borden zodat je er ook tussentijds op kunt werken, op afstand.

2. Creëer overzichtelijke, samenhangende teams

 

  1. Ga na de bordsessie door in een werksessie
    De bordsessie duurt maar een kwartier, maar je hebt vaak een uur of twee samen. Hoe besteed je die tijd nuttig? Niet door alsnog te gaan vergaderen! Ga praktisch aan de slag. Bijvoorbeeld met ‘problem solves’. Hoe werkt dat? Voorafgaand aan de bordsessie schrijf je jouw eventuele hulpvraag op het bord en hoeveel tijd je daarvoor nodig denkt te hebben. Anderen kunnen daar tijdens de bordsessie op ‘inschrijven’. Bijvoorbeeld: uitwisseling over invoer leerlingportfolio’s of sparren over werving nieuwe leerlingen. Na de bordsessie werk je in kleinere groepjes aan die problem solves óf aan de acties zoals ze op het bord staan. Aan het einde van de werksessie volgt een korte ‘check-out’. Daarin vertellen de groepjes aan elkaar wat ze bedacht hebben en wat ze gaan doen.
    Tip: Tijd is tijd. Spreek een duidelijke begin- en eindtijd af voor de bord- en werksessie en houd je daaraan. Uitlopen zorgt bijna altijd voor een energielek. Spreek dan liever af: hoe en wanneer gaan we hiermee verder. Maar rond eerst af op de afgesproken tijd.

‘Ik sta er niet meer alleen voor. Er valt spanning van me af want we delen de verantwoordelijkheid.’
Wilma Drenth, (ex)bestuurder van Noordkwartier (11 basisscholen in Groningen)

  1. Plan onderling schoolbezoek
    Het bord is ook erg geschikt om onderling schoolbezoek van schoolleiders te plannen. Bij Noordkwartier doen ze dat in tweetallen: wie komt bij wie op bezoek. Je kunt hier onderling hulpvragen aan koppelen: wat wil je leren als je op bezoek komt, waar wil je feedback op van degene die komt kijken?
    Tip: Zorg dat je ook tijd inruimt om het schoolbezoek na te bespreken. Als bezoekende schoolleider gaat het erom dat je de ander wilt helpen bij zijn vraagstukken. Beperk je daartoe, ongevraagde adviezen bevorderen niet per se de lerende houding van de ander.

Wil je over bordsessies met ons in gesprek?



  1. Organiseer de Stem van de Leraar
    Lerarenteams dagen we uit om naar de Stem van de Leerling te luisteren. In het verlengde daarvan is het voor schoolleiders/bestuurders goed om regelmatig te luisteren naar wat leraren ervaren en/of nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Dat is feedback voor jullie en input voor mogelijke verbeteringen. Dat kan bijvoorbeeld door een lerarenarena te organiseren. Jullie bedenken samen welke vragen je wilt stellen, nodigt een 6 tot 8 leraren uit van verschillende scholen en houden daarna de lerarenarena. Hierbij gaat één van jullie in gesprek met de leraren in een binnenkring, de andere collega’s zitten in de buitenkring en luisteren alleen maar (we vertellen je graag meer over de praktische uitvoering ervan).

Voor bovenstaande 5 stappen heb je een ritmiek nodig die stevig genoeg is om echt vooruit te komen. Vaak zijn er maandelijkse directie-overleggen. Bespreek of dit voldoende is. Wellicht is het een idee om de overleggen  elke twee weken te organiseren en dan wat korter.
Tip: Als je het directie-overleg op een (wisselende) school organiseert, sla je twee vliegen in één klap: je kunt direct op schoolbezoek.


Wil je zo werken met je directieteam?

Ga dan kijken op een leerKRACHT-school hoe ze stap-voor-stap hun cultuur aan het veranderen zijn. Sluit bijvoorbeeld aan bij een digitale informatiebijeenkomst op een van onze scholen. Of overleg met schoolleiders in je eigen bestuur die eventueel al meedoen met leerKRACHT. We gaan er ook graag met je over in gesprek. Nodig ons dan uit voor een (video)gesprek.

 


Aan de slag met bordsessies in het managementteam?



Wat is een verbetercultuur op directieniveau?
Een verbetercultuur maakt dat je elke dag bezig bent met kwaliteitsverbetering met behulp van een aantal instrumenten, zoals de bordsessie. En dat onder het motto: ‘elke dag samen een beetje beter’. Dit continu verbeteren komt voort uit de Lean-filosofie. Bij Lean is het uitgangspunt om zoveel mogelijk waarde voor de klant te realiseren en zoveel mogelijk verspilling te elimineren. Door als directie doelgericht te gaan (samen)werken en zo continu te verbeteren, ben je rolmodel voor leraren op scholen. Zij kunnen vervolgens ook op deze manier gaan werken als lerarenteam. 


Videomateriaal

Deze video gaat in op de ritmiek van samenwerken bij teams.



Meer informatie

Blog Jan Jutten

Bovenschools leiderschap in een lerende organisatie

Lees meer

Blog Annemieke Top

Ondersteuning schoolleiders door bestuurders essentieel voor onderwijskwaliteit

Lees meer

Impact onderzoek leerKRACHT

Binnen twee jaar een verbetercultuur op school, hoe doe je dat?

Lees meer

Wil je over bordsessies met ons in gesprek?