Werkdruk in het mbo: Visualiseer activiteiten
Door Karin Winters
Voorheen bestonden team-overleggen uit: mededelingen, lopende zaken, rondvragen en WVTTK (Wat verder ter tafel komt).
Deze manier van overleggen was natuurlijk niet altijd effectief en efficiënt, maar om dat bij de start van leerKRACHT helemaal los te laten is ook niet altijd prettig.
Teamleden willen soms toch met elkaar praten over de dingen die gewoon moeten.
Bijvoorbeeld een open dag organiseren, wie doet wat in de activiteitenweek, de roostering van toetsen en examens, de studiegidsen..en vul maar aan.
Om op het doelenbord een parkeerplaats te maken voor lopende zaken werkt niet altijd.
Want:
- Wanneer komen die aan de orde?
- Zijn ze voor het hele team bestemd?
- Kan een deel van het team het oppakken en afhandelen?
Hoe kan het anders?
Sommige teams spreken met elkaar af dat zij elkaar mailen met een aantal punten die moeten (maar gezien de vorige blogpost MailMores) is dat niet altijd handig. Iedereen reageert op iedereen en uiteindelijk is er nog niets in gang gezet.
Sommige teams experimenteren met Trello (www.trello.com) of One note.
Daarmee houden zij online deze procesacties bij.
Ik experimenteer soms met een Kanbanbord (of een scrumbord, maar daar zitten meer regels aan vast). (voor het gemak noem ik het een procesbord)
Hoe doe je dat?
Koop nog een (misschien wat kleiner) whiteboard of gebruik tijdelijk een Flap-over vel.
Zet er 3 kolommen op met de koppen: To Do, Doing, Done (te doen, aan het doen, gedaan kan ook).
Neem een half uur de tijd met jouw team en visualiseer alles wat er gedaan moet worden.
Laat twee teamleden schrijven en de rest van het team roepen.
- schrijf op een geeltje een actie
- de deadline
- wie de eigenaar is/zijn.
(het is niet handig om hier ALLEN te schrijven, daarmee kunnen namelijk nog activiteiten blijven hangen omdat niemand er echt zijn/haar naam aan verbonden heeft.) - Ga niet met elkaar in discussie over de actie en of het nodig is maar vul de to do kant van het bord gewoon.
- Zorg ervoor dat er helder beschreven is WAT de actie is, idealiter zou er ook een einddatum en een eigenaar op moeten staan, maar dat kan in de loop van een periode nog opgepakt worden. Die geeltjes blijven namelijk hangen op het bord.
- Denktijd is ook een actie, wanneer het team vindt dat er met elkaar gesproken of met elkaar nagedacht moet worden over een onderwerp hoort dat ook als actie op het bord thuis.
- Zorg dat het bord op een plaats staan waar teamleden (ook diegenen die niet aanwezig zijn bij bordsessies) het zien.
En dan?
- Maak een keuze wanneer je dit bord in je teamsessie laat terugkomen.
Mooi zou zijn om dat op een ander moment dan leerkracht sessie te doen, maar soms kan het niet anders dan tijdens deze sessie. - Doe het dan tegelijkertijd: het zou namelijk zo moeten zijn dat je onderwijsdoelen overeenkomen met je processen. Check-in op doelenbord, successen delen, de grote doelen even checken en de acties die je in de werksessie laat terugkomen even aantikken.
- Vervolgens heel snel het KanBan bord doorlopen. Waar loopt het vast (de geeltjes die niet verplaatst worden) wat kan er af (Done/Gedaan).
Teamleden maken vervolgens de keuze of ze met de acties van het doelenbord of van het procesbord aan de slag gaan. - Werk dat niet? Las dan echt een moment in om met dat bord aan de slag te gaan, buiten de leerKRACHT tijd om.
Maar wie doet nou wat en wanneer?
Als het goed is staan per week (of een andere looptijd) alle acties die het team zou moeten plegen op het procesbord. Er staan namen bij en de mensen die de to do oppakken kunnen dat doen als zij eraan toe zijn, of samen tijd hebben.
De werkdruk wordt er niet minder van, maar er is wel inzichtelijk wat er moet gebeuren.
Als team leer je dan ook keuzes te maken wanneer de acties noodzakelijk zijn.
Misschien zie je zo ook dat sommige collega?s echt veel te veel op hun bordje hebben liggen.
Doordat je eerder de verspillingscheck gedaan hebt en nu inzichtelijk maakt wie binnen een team wat doet.
Op deze manier zou je jouw weekjaartaak beter kunnen inschatten en doordachter aan de slag kunnen met de teamplannen (of teaminzet).
Wil je er meer over wilt lezen (en de echte theorie achter KanBan leren kennen) koop dan het boekje Kanban in de praktijk.
