Hoe creëer je als schoolleider een verbetercultuur op jouw school?

Je bent schoolleider. Je wilt het onderwijs op school verder verbeteren. Maar tegelijkertijd zie je dat je team zucht onder enorme werkdruk. Dat er veel van buiten moet. Dat je collega’s er in de klas vaak alleen voorstaan. Dit kan anders. Er zijn scholen die hier doorheen breken. Waar lerarenteams samen regie nemen. Hoe krijg jij dit op jouw school voor elkaar?

Wat gebeurt er op school als?

• Leerlingen enorm betrokken zijn
• Leraren van elkaar leren
• Leerlingen zien waar ze heen gaan en daar invloed op hebben
• Leraren niet klagen, maar het weer over onderwijs hebben
• Het lerarenteam samen keuzes maakt en uitvoert
• Vergaderingen kort zijn en energie geven
• Leerlingen hun leraren feedback geven
• Leraren nemen zelf actie, in plaats van jou te vragen
• Leerlingen eigenaarschap nemen voor hun leren

In zo’n school is het leuk werken en leren, voor iedereen. De schoolleider incluis!

Hoe kun je dit bereiken?

Deze blog gaat over wat jij als schoolleider kunt doen om in jouw school een cultuur van ‘elke dag samen een beetje beter’ te creëren. Dat doe ik aan de hand van een simpel model over hoe je een team meekrijgt. Voor elk van de vier stappen uit dat model neem ik je eerst mee naar een bedrijf (bijv. Philips en Bol.com) dat al werkt met ‘continu verbeteren’. Daarna geef ik je per stap telkens 3 concrete tips waar je direct mee aan de slag kunt.

Eerste stap: creëer overtuiging

We starten in Drachten, in de scheerapparaten fabriek van Philips. Daar zijn ze 5 of 6 jaar geleden begonnen met het introduceren van ‘Lean’. Zo heet continu verbeteren daar. Hoe ging dat? Glanzende presentaties door externen? Nee, ze begonnen met één productielijn met een paar operators. En die operators vroegen ze ‘wat kunnen we doen om jullie werk makkelijker te maken’?

In het begin konden de operators het gewoon niet geloven. Dit was nog nooit gebeurd! Er werd naar hen geluisterd. Er werden oplossingen voor hun problemen gezocht en gevonden. Simpele aanpassingen aan de productielijn.

Na een paar maanden werd aan die operators gevraagd of ze naar een andere productielijn wilden overstappen, om andere operators deze manier van werken te laten ervaren. Dat weigerden ze. Ze wilden niet terug naar de oude manier van werken.

Hoe kun jij dit doen:

Tip 1: Bouw draagvlak door te doen
Leraren zijn minstens zo praktisch als de medewerkers van Philips in Drachten. Dus begin met te doen. Vraag ze: wat zouden we kunnen/willen verbeteren en wat belemmert ons dat te doen? Zet met elkaar de eerste stappen, door samen acties te formuleren en die wekelijks te bespreken. Dat kan met een simpel ‘verbeterbord’. Geen betere motivatie dan te merken dat dit werkt.

Tip 2: Deel je verhaal
Wil je je team meekrijgen in een cultuur van ‘elke dag samen een beetje beter’, dan helpt het als je een beeld schetst hoe de school eruit kan zien. Wat het effect van samen verbeteren is op werkplezier, betrokkenheid van leerlingen en nog beter onderwijs. Hoe persoonlijker je verhaal hoe beter: waarom is dit voor jou belangrijk? Wat kan het team van jou verwachten?

Tip 3: Betrek de leerlingen erbij
Leraren willen voor leerlingen het verschil te maken. Hoe betrek je de leerlingen bij het onderwijs? Een effectieve manier daarvoor is de ‘leerlingenarena’. Zes tot acht leerlingen zitten in een ‘binnenring’, je team in een buitenring. Eén van jullie voert 20-30 minuten met de leerlingen een gesprek: wat gaat er goed op school en wat kan nog beter? Het team luistert. Dit heeft een enorm effect op leraren. Niet alleen door de tips. Ze horen dingen waarvan ze denken ‘dat is helemaal niet onze bedoeling’. Daar willen ze dan mee aan de slag. Voor hun leerlingen.

We zijn overtuigd en gaat het nu lopen? Helaas, er komt nog geen beweging in. Hoe komt dat?

Tweede stap: geef het goede voorbeeld

Ik neem jullie mee naar OMRON, dat is een kleine fabriek in Den Bosch waar ze elektronische sensoren produceren. Bijvoorbeeld voor in een achtbaan of in een auto. Die sensoren moeten werken, anders komen er ongelukken van. Ik stel je voor aan hun directeur, ze heet Carin Henriksen. We ontmoeten haar midden in de fabriek. Daar staat haar bureau.

Vroeger had Carin een directiekantoor. Ver van de operators aan de productielijnen. Ze vond dat maar niks, ze tilde haar bureau op en ging midden op de productievloer zitten. Haar teamleiders zeiden ‘maar Carin, straks weet je meer van de productie dan wij!’ Carin glimlachte. Drie maanden later zaten alle teamleiders op de productievloer.

Carin stemde met haar voeten over wat zij belangrijk vindt. Op de vloer gebeurt het. Daar hoor je wat er goed gaat en wat niet. Daar kun je operators helpen hun werk nog beter te doen.

Wat kun jij doen om je team het goede voorbeeld te geven:

Tip 1: Er is maar één plek waar je het antwoord vindt
Wat deed Carin? Ze ging midden op de werkvloer zitten. Wat doet de Nederlandse schoolleider? De OESO liet in haar Talis onderzoek (tabel 3.1) zien dat die wereldkampioen vergaderen en administreren is.

Maar jij bent niet ‘de Nederlandse schoolleider’. Wat doen jouw voeten? Naar die vergadering op het bestuurskantoor? Of de klas in, observeren. Met leerlingen praten. Leraren aan de gang zien. Feedback geven. Helpen verbeteren.

Tip 2: Vraag feedback
Wil jij dat je leraren van elkaar leren en hun leerlingen feedback vragen? Dat is best eng voor veel leraren. Dan helpt het als ze dat jou zien doen. Vraag feedback aan je leraren en laat zien wat je er mee doet.

Tip 3: Bepaal samen de richting, geef ruimte en stuur op de richting (niet op het hoe)
Een verbetercultuur betekent niet dat iedereen maar wat doet. Bij OMRON heeft Carin enorm scherp wat de fabriek moet presteren. Dat schrijft ze op één A4, het fabrieksplan. Ontwikkel jij het schoolplan al mét je team? Mooi. Daarna heeft dat team ruimte nodig. Om te bedenken welk onderdeel zij wanneer oppakken en hoe, welke concrete doelen en acties ze daarvoor formuleren. Wanneer moet je dan nog sturen? Vooral op de richting: worden de dingen gedaan die bijdragen aan de gestelde doelen, kun je je team nog verder uitdagen, en als je merkt dat je team niet in een goed verbeterritme komt.

Je team is nu overtuigd en zien een schoolleider die het goede voorbeeld geeft. Ben je er dan? Nee, er is meer nodig. 

Derde stap: richt de systemen en processen in

We zijn aangekomen in Zoeterwoude. We staan in een Heineken-fabriek. Het is halftien ‘s ochtends. We willen graag een teamleider spreken. Wat? Dat mag niet? Absurd! We zijn hiernaartoe gekomen om te leren van jullie ‘continuous improvement’ aanpak. Waarom mogen we geen teamleider spreken?

Fictief? Nee, in Zoeterwoude mag niemand tussen 09.00 en 11.00 uur een afspraak met een teamleider maken. Personeelszaken niet, de onderhoudschef niet en de directie niet. Waarom? Omdat de teamleider elke ochtend dan met zijn team aan de slag is. Bijvoorbeeld met de dagstart voor het verbeterbord: ‘wat ging er de gisteren goed, wat niet? wat kunnen we daarvan leren??

Wat kun jij dit doen om samen verbeteren mogelijk te maken?

Tip 1: Anders vergaderen
Hoe kunnen we tijd vrijmaken. Waarom zet je niet het mes in de vergaderingen? Stel je de vraag: wat is het doel van je vergadering, kunnen ze korter, moet het met iedereen? Wellicht kun je bepaalde delen vervangen door één simpele ‘bordsessie’ van 15 minuten per week. En in dat kwartier, zul je merken, gebeurt meer dan in uren normale vergaderingen.

De tijd die je vrijmaakt kunnen leraren dan besteden aan werken aan onderwijs in plaats van praten over onderwijs: samen lessen voorbereiden, verbeteracties uitvoeren, elkaar feedback geven, etc.

Tip 2: Laat je niet gijzelen door roostermakers
Samen verbeteren vergt elke week een blok van 2 uur in het rooster waarin je team samenkomt. Die tijd kun jij helpen beschermen. Die tijd is er om te werken aan nog beter onderwijs.

Tip 3: Pak administratie aan
Er wordt op school nogal wat geadministreerd. Is dat echt nodig? Vraag je je eens af: voor wie doen we dit eigenlijk? Voor de Inspectie, het bestuur, de middelbare scholen in de regio? Of voor onze leerlingen? Wat hebben zij – de leerlingen – eraan. Als je je dat afvraagt kan een heleboel administratie het raam uit.

Zo, we zijn overtuigd, jij geeft het goede voorbeeld, we hebben tijd, zijn we er dan? Helaas, nog één stap te gaan!

Vierde stap: creëer de benodigde vaardigheden

We zijn in Utrecht bij Bol.com. We bezoeken een team van IT’ers. In dit team kom je een ‘scrum master’ tegen. Dat is geen leidinggevende, maar iemand uit het team zelf. Die het verbeterproces begeleidt. Hij zorgt ervoor dat er dagelijks een bordsessie is met het team, dat ze elke twee weken terugkijken op wat nog beter kan en tegelijk de volgende twee weken inplannen. Bol.com investeert zo veel tijd en geld in verbeteren. Verspilling? Nee, ze zweren erbij en zouden niet anders willen.

Hoe kun jij je team helpen met het bouwen van vaardigheden?

Tip 1: Leer samen te verbeteren

Je hebt tijd vrijgemaakt voor je team om samen het onderwijs te verbeteren. Maar dat betekent nog niet dat iedereen meteen begrijpt hoe je die tijd zo effectief mogelijk inzet. Met een bordsessie van een kwartier meer bereiken dan in een normale vergadering van een uur? Dat moet je leren. Samen lessen ontwerpen? Daar moet je mee oefenen.

Tip 2: Help je collega’s met geven en krijgen van feedback

Je geeft als schoolleider al het goede voorbeeld, maar hoe help je je collega’s beter te worden in het geven van feedback? Dat kan heel praktisch door met hen te oefenen. Bijvoorbeeld door deze vraag te stellen: ‘Wil je mij feedback geven’? En hen daarbij te vragen daarbij twee regels aan te houden: a) deel een observatie over wat je mij ziet doen en b) beschrijf wat het effect van mijn handelen is op jou of je collega’s?

Tip 3: Leer iedereen in je team verantwoordelijkheid te dragen

In een team dat collectief verantwoordelijkheid neemt, staan niet telkens dezelfde mensen vooraan. De bordsessie is de plek bij uitstek om verantwoordelijkheid te delen, bijvoorbeeld door om de beurt deze sessie te leiden. Zo ervaart iedereen hoe het is om het team te leiden.

*   *   *

Zo, we zijn overtuigd. Jij geeft het goede voorbeeld, we hebben tijd en we kunnen samen verbeteren. Het onderwijs op onze school wordt steeds beter. Zo werken geeft plezier en de leerlingen raken steeds meer betrokken. En jij? Geniet ervan!