Steeds meer teams van de Onderwijsinspectie doen mee met leerKRACHT – dit is hun verhaal
‘De inspectie bewaakt de kwaliteit van het onderwijs en stimuleert scholen deze kwaliteit te verbeteren’ zegt een kennismakingsfilmpje op internet. Wat doen zij aan de kwaliteit van hun eigen werk? Sinds september 2015 neemt Inspectie van het Onderwijs, kantoor Tilburg, deel aan het programma van stichting leerKRACHT. Helpt hen dit verder? Kees Lintermans van de Inspectie vertelt.
Wat is jouw functie bij Inspectie van het Onderwijs?
Ik ben afdelingshoofd sector Primair Onderwijs. Hoe is dat ingericht? Er zijn hier op kantoor twee afdelingshoofden voor ongeveer veertig medewerkers en we doen alles in feite samen behalve een aantal personeelszaken. Het zijn geen twee losse teams; het is één kantoor met ongeveer twintig inspecteurs, tien analisten en vijf medewerkers toezicht. Het meest houd ik me, samen met mijn collega Michelle van der Wal, bezig met leiding geven, personele zaken, planning, inhoud van het werk, processen en de vraag hoe je dingen zo effectief en efficiënt mogelijk voor elkaar kunt krijgen.
Waarom zijn jullie gestart met leerKRACHT?
De inspectie is hetzelfde als iedere school of andere organisatie. Je zit in een continue flow van werk dat gedaan moet worden en het even stil staan bij ‘hoe kan het beter?’, dat kost moeite maar is wel heel belangrijk. Ik kende lean vanuit het bedrijfsleven en we hadden zelf al een keer geëxperimenteerd met een bord maar dat was een vroege dood gestorven. We hebben interessante verhalen gehoord en het kwartje viel al snel dat wat bij scholen werkt, ook bij ons past. Het motto van ‘elke dag samen een beetje beter’ sprak aan. We hadden het idee dat we nu een kapstok hadden gevonden om structureel de kwaliteit van ons werk te bewaken en te verbeteren.
Werken jullie nu ook met het verbeterbord?
Onze inspecteurs zijn de hele week bij scholen behalve op woensdag; dan zijn zij op kantoor, samen met de analisten en medewerkers toezicht. We hadden dan standaard een groot teamoverleg van 1,5 tot 2 uur. Als je nu op woensdag binnenkomt, dan zie je een bordsessie. Daarbij is iedereen aanwezig en die duurt een half uur. Vervolgens gaan inspecteurs in overleg met elkaar. Ook de analisten en medewerkers toezicht werken met elkaar aan planning en verbeteringen; hier was eerst geen gelegenheid voor.
Hoe gaan jullie om met feedback?
Ook zie je dat bijvoorbeeld inspecteurs na een gezamenlijk schoolbezoek niet even bij de auto snel napraten maar ze maken een afspraak voor feedback. Het gebeurt dus structureel. Interessant is dat inspecteurs gewend zijn om feedback te geven aan scholen maar dat voor hen onderling feedback geven en ontvangen net zo moeilijk en zinvol is als voor medewerkers van andere organisaties. Heel verrassend is dat analisten nu feedback geven aan inspecteurs en meegaan op schoolbezoek met een vooraf afgesproken feedbackvraag. We kunnen overigens nog steeds groeien in het feedback geven tussen collega’s van verschillende functies onderling.
Scholen doen gezamenlijke lesvoorbereiding, wat doen jullie?
Als inspectie gaan we naar een andere manier van toezicht houden waarbij we meer het gesprek aan gaan met besturen over hun eigen ambities. Daarbij is het nodig om gezamenlijk, als team, te bezoeken en dus ook gezamenlijk voor te bereiden. We hadden een soort standaard voorbereiding van een schoolbezoek. Een analist leest documenten, onderzoekt de school en zorgt dat de inspecteur een goed beeld heeft vóór het bezoek. Door nu gezamenlijk voor te bereiden en feedback te geven, weten beiden beter wat de ander nodig heeft voor het schoolbezoek. Zij zetten dus de stap naar het steeds verbeteren van het gehele proces. Ons proces en de inhoud van het werk verbeteren daardoor steeds.
Hoe verbeteren jullie nu?
Drie jaar geleden, vóór leerKRACHT, werkten we nog met papieren documenten van en naar scholen. We hebben toen de stap gezet naar digitaal werken. Dat was een behoorlijk grote stap. Nu we met leerKRACHT werken, merk ik dat we veel stappen en stapjes zetten maar het gaat gemakkelijker omdat we ons er van bewust zijn dat het kleine stappen mogen zijn om te verbeteren. De lijntjes zijn nu kort en er wordt snel afgestemd of een verbetervoorstel gedaan.
Wat leren jullie van leraren?
We spreken nu met leraren over ons werk en hoe wij het beter kunnen doen. De leraren maakten ons bijvoorbeeld duidelijk hoe belangrijk het is dat wij bij een schoolbezoek ALTIJD een gesprek voeren met kinderen en ook ouders. Daarnaast hebben wij goede, praktische tips gekregen over de manier waarop we in de school samen met de leraren op zoek kunnen naar wat goed gaat en wat beter kan. En dat ging ook over kleine dingen. Stel je je bijvoorbeeld altijd voor aan de kinderen als je een les komt bezoeken? Ga je tijdens de pauze even kijken op het schoolplein? Wat koppel je terug na een lesbezoek en wat is dan voor een leraar prettig? Het zijn vragen waarop de leraren zelf natuurlijk het beste antwoord kunnen geven en het was mooi om die antwoorden te krijgen.
Hoe maken jullie hier tijd voor?
Wij zorgen er steeds voor dat onze processen effectiever en efficiënter worden. De medewerkers kijken wel naar de procedures op papier maar meer als uitgangspunt. De vraag is steeds: wat kan er beter? Wij zijn veel kritischer geworden in hoe we de dingen doen en de medewerkers nemen veel meer regie. Dat past ook bij onze ontwikkelingen. Inspecteurs krijgen niet meer een lijst van dit jaar te bezoeken scholen maar besluiten zelf welke scholen het hardst een bezoek nodig hebben. Straks is een team verantwoordelijk voor een gebied, welke onderzoeken daar gedaan worden en hoe. Die zelfsturing gaat zo ver dat een team daartoe dus ook in staat moet zijn. LeerKRACHT maakt deze ontwikkelingen mogelijk en gemakkelijker want men is gewend meer regie en verantwoordelijkheid te nemen. Dit geldt voor alle functies.
De belangrijkste waarde van leerKRACHT?
Dat is een kapstok voor verbetering die aansluit bij wat wij willen en past bij de organisatie. Wij denken in ‘short term solutions with a long term in mind’: kleine stapjes waarbij je de lange termijn altijd in je achterhoofd hebt.
Heel belangrijk is de ondersteuning vanuit leerKRACHT zelf. Zonder de school- en expertcoaches valt het proces stil; hun bijdrage heeft heel erg geholpen, en nog.
Is dan alles perfect?
Waar liepen we tegenaan? Het overwinnen van, weerstand is het verkeerde woord, onbekendheid. Gaat dit wel werken en wat hebben we er aan? Je moet het gewoon gaan doen en dan kom je er achter wat het precies gaat betekenen voor het team en ons toezicht. Dat dit in de ene groep sneller of anders gaat dan in de andere groep is logisch en niet erg. Integendeel, dat past helemaal bij ‘elke dag samen een beetje beter’.
Wat is de volgende stap?
Dat is richting zelfsturende teams. Het team krijgt een opdracht en hoe ze dat inrichten en uitvoeren is geheel aan hen. Hierbij zijn de instrumenten van leerKRACHT noodzakelijk. Je kunt niet meer in je eentje de planning maken; je kunt niet meer een eigen groep van scholen bedienen. Je bent samen verantwoordelijk.
Jullie hebben als inspectiemedewerkers ook contacten met scholen binnen de leerKRACHT ‘cirkel’. Wat hebben jullie van hen geleerd?
Heel veel. Wat ons opvalt, is hoe snel en krachtig sommige scholen zijn in het implementeren van het programma en daar profijt van hebben voor hun onderwijs. Als wij tegen scholen zeggen dat zij dienen te verbeteren, mogen wij natuurlijk niet achterblijven. Zij inspireren ons om onze kwaliteit van werken steeds te verbeteren. Daarnaast zien en horen wij van scholen en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voorbeelden van wat wel en niet werkt op school. Herkenning over en weer is het toverwoord.
Zie je de inktvlek bij inspectie verder gaan?
Heel kantoor Tilburg en het MT werkt met leerKRACHT. De bordsessies en het geven en ontvangen van feedback zijn vooral heel stevig verankerd in ons werk. We hebben inderdaad de kapstok voor structurele kwaliteitsverbetering gevonden en een beetje ‘vertimmerd’. Hij werkt. Onze beide andere kantoren zijn dit schooljaar begonnen met een mengeling van enthousiasme en herkenbare vragen over nut en opbrengst; precies zoals wij zijn begonnen.
