Lean in het onderwijs

Hoe je met ‘lean’ het onderwijs beter en leuker kunt maken

Wat is Lean?

Lean is een gedachtegoed waarbij continu verbeteren centraal staat. Dit gebeurt doordat iedereen in de organisatie (ofwel school) zich richt op het creëren van waarde voor de klant (ofwel de leerling) in alle processen. Hierbij worden verspillingen zoveel mogelijk weggewerkt. Medewerkers (ofwel leraren) worden gezien als de spil van een organisatie, waarbij samenwerken heel belangrijk is. Luisteren naar de klant is de manier om mogelijke verbeteringen zichtbaar te krijgen.

Werken met Lean in het onderwijs

Wat zijn voor jou de energievreters in je werk? Misschien de administratieve handelingen waarvan je je afvraagt voor wie je het doet? Of saaie vergaderingen die nog uitlopen ook? Of wezenlijker: je twijfelt wel eens of jullie de leerlingen bieden wat ze echt nodig hebben. Hoe kun je omgaan met dit soort vraagstukken? Het gedachtegoed van ‘Lean’ kan hierbij helpen. Het is een manier van werken waarbij je je tijd en energie stopt in dat wat echt belangrijk is voor je leerlingen, in nauwe samenwerking met je collega’s. Met meer eigenaarschap voor jou als professional maar ook voor de leerling. In deze blog leggen we uit wat het ‘Lean’ gedachtegoed is en geven we je 4 tips om de eerste stappen te zetten naar een andere manier van samenwerken.

Tip 1: bespreek wat jullie leerlingen nodig hebben.
Tip 2: kijk hoe je efficiënter kunt werken.
Tip 3: kijk eens naar een lesdag of week vanuit het perspectief van een leerling.
Tip 4: check of jouw lessen zijn afgestemd op de behoefte van leerlingen.

Lean in een notendop

Lean is een gedachtegoed dat oorspronkelijk in de jaren vijftig bij Toyota in Japan is ontstaan. Werkplaatschef Taiichi Ohno bedacht dat alleen bedrijfsprocessen waar de klant voor wil betalen of processtappen waar een klant op wil wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten zijn verspilling, en dus overbodig. Hiermee legde hij de kiem voor het Toyota Production System. Een manier van werken waarbij er alleen wordt gemaakt wat nodig is, wanneer het nodig is en in de benodigde hoeveelheid. In de basis is Lean een methodiek voor het optimaliseren van processen. Toch is Lean meer dan een verzameling tools, het is een filosofie en bedrijfscultuur.

Medewerkers worden gezien als het hart van de organisatie. Bij Toyota is het productieproces bijvoorbeeld zo ingericht dat problemen die medewerkers ervaren direct en structureel worden opgelost. Elke medewerker, van hoog tot laag, mag het productieproces altijd stopzetten als hij of zij denkt dat er een kwaliteitsprobleem is. Bovendien wisselen medewerkers vaak van functie zodat ze goed bekend raken met alle werkzaamheden en samen voor nog betere oplossingen kunnen kiezen. Teamgevoel is belangrijk.

Lean in Nederland

Ondertussen is het lean-gedachtegoed in de hele wereld gemeengoed geworden. Je ziet dat bedrijven, ziekenhuizen en instellingen steeds vaker het lean-werken omarmen. Dat komt omdat zo werken appelleert aan behoefte van medewerkers: dat er naar je wordt geluisterd, dat je collega’s je helpen problemen op te lossen, dat je meer kunt betekenen voor je klanten of je patiënten. Dat wil iedereen.

Wij bezoeken elk jaar met leraren en schoolleiders van leerKRACHT-scholen tientallen bedrijven en organisaties in Nederland die ‘Lean’ werken. Dat zijn bedrijven zoals Bol.com, ING en de Efteling, maar ook ziekenhuizen en andere instellingen zoals het universitair ziekenhuis in Utrecht (UMCU), de ANWB en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Leraren en schoolleiders raken enorm geïnspireerd door wat zij zien: de betrokkenheid van medewerkers, het samen met collega’s problemen oplossen, het teamgevoel en het samen zorgen dat dingen beter gaan.

Wat kun jij hiermee op school?

Laten we eens kijken hoe we de principes van Lean naar het onderwijs kunnen vertalen en welke instrumenten daarbij helpen. We maken dit concreet met 4 tips.

Lean principe 1 ‘Focus op waarde’

Tip 1: bespreek wat jullie leerlingen nodig hebben.
Bespreek met je collega’s wat jullie dit schooljaar echt belangrijk vinden voor jullie leerlingen (naast het inhoudelijke curriculum). Gebruik hiervoor de input van leerlingen. Dat kan bijvoorbeeld door het organiseren van een leerlingarena. Werk daarna jullie ambitie uit in een paar thema’s en zit deze thema’s op een zogenaamd jaarbord. Op dat bord maak je zichtbaar in welke maand(en) jullie aan welk thema(’s) gaan werken. Bijvoorbeeld: formatief leren, coachgesprekken, portfolio. Hang dit bord op. Zo houden jullie focus op wat jullie en de leerlingen belangrijk vinden. Pak vervolgens in periodes van zo’n zes weken een thema van het jaarbord en formuleer een bijbehorend doel waaraan jullie gaan werken. Schrijf dit doel op een whiteboard en bedenk welke acties nodig zijn om dit doel te bereiken. Sta elke week even met je collega’s bij dit bord om te kijken hoe het met de voortgang is. In de leerKRACHT-methodiek noemen we dat het verbeterbord.

In bedrijven en instellingen die met lean werken vraagt iedereen zich af: wie is mijn klant en wat wil mijn klant? En hoe zorgen we ervoor dat die klant precies dát krijgt, niet meer, niet minder, niet eerder, niet later. Als voorbeeld: als je als bank een app wilt maken om klanten te laten bankieren en je maakt een app waarmee je ook verzekeringen kunt afsluiten en je hypotheek kunt aflossen terwijl de klant alleen behoefte heeft om even snel zijn saldo te checken en overmakingen te doen, dan ben je je tijd en energie aan het verspillen als bank. En de klant krijgt een complex product waar hij niet op zit te wachten.

Lean principe 2 ‘Waardestroom’

Tip 2: kijk hoe je efficiënter kunt werken.
Wil je echt tijd hebben om aan de onderwijsinhoud te werken die jullie belangrijk vinden? Hou samen met collega’s een week bij waar je tijd in gaat zitten. Bespreek na die week waar jullie de verspilling zien. Dit kun je doen door jullie activiteiten onder te verdelen in drie rubrieken: kerntaak (voegt direct waarde toe aan leerling, zoals lesgeven), kerntaak ondersteunend (bijvoorbeeld les voorbereiden) en verspilling (je verplaatst je van het ene naar het andere lokaal, het aan de praat krijgen van computers en beamers, etc). Denk samen na over hoe je je verspillingen kunt verminderen. Voor de kerntaakondersteunende activiteiten kun je gebruik maken van een organisatorisch bord. Dat is een simpel bord met ‘Te doen’, ‘Mee bezig’ en ‘Gedaan’. Daarop plan je efficiënt alle organisatorische zaken rondom bijvoorbeeld Kamp, Open dag, Sinterklaas. Op elke actie staat een naam, zodat je weet wie waar mee bezig is.

In een lean-omgeving vragen medewerkers zich af: in welke stappen produceren wij een product of leveren wij een dienst? Zijn al deze stappen nodig voor de klant? Doen we stappen dubbel? Kunnen we stappen efficiënter uitvoeren? Als voorbeeld: in veel administratieve processen zie je dat data door meerdere mensen wordt ingeklopt, dat die data vervolgens niet blijkt te kloppen en dat herstelwerk nodig is. Dat is allemaal verspilling van tijd van medewerkers.

Lean principe 3 ‘Flow’

Tip 3: kijk eens naar een lesdag of week vanuit het perspectief van een leerling.
Hoe zit het met de ‘flow’ als je kijkt naar hoe een lesdag of lesweek van een leerling eruit ziet? Om hier een antwoord op te krijgen, is het geen gek idee om eens een lesdag met een leerling mee te lopen. Daarmee krijg je zicht op allerlei mogelijke verstoringen in de ‘flow’. Hoe gaat de school bijvoorbeeld om met tussenuren? Is dat wachten op de volgende les door te hangen in de kantine of heeft de leerling ook de mogelijkheid om op een rustig plekje te werken? Is huiswerk geven verstandig in het kader van ‘flow’ of kun je beter het leerproces op school laten plaatsvinden? Is het nodig dat een literaire stroming bij alle talen apart behandeld wordt of kun je daar beter één geheel van maken. En de afname van een toets op het moment dat een leerling zelf al kan inschatten dat hij of zij de stof nog niet beheerst, welke waarde voegt dat toe? Als je echt naar het belang van de leerling kijkt (binnen het vraagstuk ‘hoe verhogen we het leerrendement’) en daar het proces omheen inricht, dan wil je misschien wel dat een leerling zelf, binnen kaders, keuzes maakt in wat hij of zij op welk moment leert en op welke manier. Zodat ze verantwoordelijk worden voor hun eigen ‘flow’. Kortom, kijk eens kritisch naar hoe de ‘flow’ voor jullie leerlingen is. Ook hier zou je goed de eerder genoemde leerlingarena in kunnen zetten om te horen hoe ze dat zelf ervaren.

Flow betekent in het lean-vocabulaire een onverstoord vloeiend proces. Door waarde toevoegende activiteiten achterelkaar te plaatsen, creëer je flow. Dit bereik je door het elimineren van verspillingen. Bijvoorbeeld, wat gebeurt er als jij als patiënt naar het ziekenhuis gaat? Je moet vaak meerdere keren terugkomen en het duurt lang voordat je weet waar je aan toe bent. Het begint met een eerste gesprek met de arts, daarna moet je terugkomen voor een onderzoek, dan later weer een gesprek met de arts over de diagnose en uiteindelijk een behandeling. Die vier stappen kunnen samen weken duren. Maar is het nodig om zo te werken? Alleen als je het belang van de arts centraal zet. Er zijn echter ook ziekenhuizen die door lean toe te passen patiënten veel sneller helpen, door hun processen rondom patiënten te organiseren. Dan kom je op een ochtend langs en vinden alle stappen na elkaar plaats en weet je aan het einde van je bezoek waar je aan toe bent. Dat is voor een patiënt echt een stuk prettiger.

De klantvraag is leidend voor de productie. De klant trekt als het ware het product door het proces. Dat betekent dat je in een lean-fabriek niets produceert waar de klant niet op zit te wachten. Het tegenovergestelde kennen we: enorme voorraden auto’s die op parkeerterreinen wachten op een koper. En die autoverkopers proberen hun klanten deze overtollige auto’s tegen heug en meug te verkopen.

Lean principe 4 ‘Pull’

Tip 4: check of jouw lessen zijn afgestemd op de behoefte van leerlingen.
Een les (of lessenreeks) is het meest effectief als deze aansluit bij wat de leerling op dat moment nodig heeft om een stapje verder te komen. Maar hoe weet je dat? Door aan begin te checken waar leerlingen staan. Wat kennen en kunnen ze al ten aanzien van het leerdoel van de les? Hierbij heb je twee dingen nodig: een helder leerdoel en een werkvorm om snel te checken wat de beginsituatie is. Vervolgens pas je daar de les op aan en check je ook gedurende de les en op het eind wat de vorderingen zijn ten opzichte van het leerdoel. Hoe je dat praktisch doet, is best lastig te bedenken. Daarbij, het is niet echt ‘lean’ om in je eentje het wiel uit te vinden. Ga daarom samen met een collega een les voorbereiden waarin zo’n begincheck is ingebouwd. Bovendien, door regelmatig met collega’s aan lessen te werken, hou je elkaar scherp en maak je gebruik van elkaars kennis en ervaring. Als je dit met wisselende collega’s doet, ontstaat er ook afstemming en stroomlijning van lessen doordat je meer zicht krijgt op elkaars lessen.

Lean principe 5 ‘Perfectie’

Tip 5: bezoek elkaars lessen om ze nog beter te maken.
Heb je een les met een collega voorbereid? Bezoek dan deze les. Daardoor zie je of dat wat jullie bedacht hebben ook echt uit de verf komt. Daarna bespreek je samen de les (liefst ook nog even kort met een paar leerlingen) en bedenken jullie hoe de les nog weer een beetje beter kan. Als je dit in een ritmiek doet met verschillende collega’s, maken jullie samen de lessen steeds perfecter.

Bij perfectie gaat het erom dat je altijd probeert om weer kleine stapjes te zetten om het proces nog verder te verbeteren. Wel eens een bestelling bezorgd gekregen in een doos die veel groter was dan het artikel zelf? Wat maakt het uit, kun je denken. Maar daardoor zal de bestelwagen sneller vol zitten en moeten er meer bestelwagens de weg opgestuurd worden. Dat kost geld en tijd. Door slimmer te verpakken, kun je dit proces verbeteren. In praktijk is perfectie natuurlijk onmogelijk, het gaat hier om de mindset.

Begin morgen

Begin bij jezelf. Hou deze week eens bij hoeveel tijd je waar instopt. Bedenk bij de dingen die je doet: wat is nu echt van toegevoegde waarde voor leerlingen? Probeer tijdverspilling te reduceren en zo meer tijd te hebben voor wat er echt toe doet. Bevalt dat goed? Probeer dan met collega’s in gesprek te gaan over deze vier tips. Je hoeft niet met alle vier tegelijk te beginnen, begin met datgene waar jullie de meeste winst van verwachten en bouw het stap voor stap op. We raden aan om dit te doen met kleine teams, van zo’n 6 tot 8 collega’s. Daarbij is het handig als jullie een gezamenlijkheid hebben, bijvoorbeeld doordat je aan dezelfde leerlingen lesgeeft (bouw, leerjaar) of het zelfde vak(gebied) hebt.