Werkdruk in het onderwijs

Werkdruk in het onderwijs?

Werkdruk is een situatie waarin er een disbalans in ontstaan tussen de eisen die het werk stelt aan een werknemer (de ‘taakeisen’) en de mogelijkheden die de werknemer heeft om het werk goed uit de voeren (de ‘regelmogelijkheden’). Werkdruk betekent dat de medewerker lange tijd zijn werk echt niet afkrijgt, of de gewenste kwaliteit echt niet kan leveren. Er zijn verschillende mogelijke oorzaken van werkdruk. Ook verschilt de werkdruk die iemand ervaart per persoon. Wil je goed begrijpen wat werkdruk is, dan moet je ook deze oorzaken begrijpen en herkennen.

Werkdruk in het onderwijs aanpakken

Werkdruk verminderen is hard nodig. Maar, als je alleen extra mensen regelt of klassen verkleint ga je beperkt effect merken. Echt werkdruk verminderen vergt dat je meer controle krijgt over je werk en meer steun van je collega’s.

Werkdruk op school, welke leraar heeft er niet mee te kampen? Minder doen is ook geen optie, want dat gaat ten koste van leerlingen. Dat wil je als docent niet en daarom zwoeg je door. Dus je maakt meer uren dan waar je voor betaald wordt, je voelt stress en je ziet collega’s uitvallen.

Hoe kun je nog beter onderwijs voor je leerlingen verzorgen én zelf meer rust en plezier in je werk vinden? Dat kan samen. In deze blog drie tips om werkdruk en kwaliteit samen aan te pakken, waar je vandaag nog mee aan de slag kunt.

Als je probeert om werkdruk op te lossen door er meer mensen bij te zetten, dan kom je van een koude kermis thuis. Onderzoek van Ryan en Deci over motivatie laat zien dat werkstress optreedt als de volgende dingen spelen op de werkvloer:

Je hebt onvoldoende controle over het werk, anderen bepalen wat je moet doen
Je ervaart weinig ondersteuning door collega’s en leidinggevenden, je staat er vaak alleen voor
Je mist middelen of vaardigheden om je werk goed uit te voeren

Als je alleen lesuren vermindert – maar er verandert verder niks op school – dan ga je weinig effect merken. Wil je structureel minder werkdruk ervaren, dan is er meer nodig.

Een structurele oplossing voor het werkdrukprobleem

Een structurele oplossing moet ook de andere oorzaken van werkstress aanpakken: controle, ondersteuning en middelen.

Om te zien hoe dat eruitziet een voorbeeld uit het bedrijfsleven OMRON is een fabriek in Den Bosch waar ze elektronische sensoren produceren. Bijvoorbeeld voor in een achtbaan of in een auto. Die sensoren moeten werken, anders komen er ongelukken van. Hun doel is minder dan 6 niet-werkende sensoren per 1 miljoen die ze produceren. En die 6 sensoren moeten ze vinden vóór ze de fabriek verlaten. Kortom, belachelijk hoge kwaliteit.

Wat maak je mee als je in deze fabriek komt? In één woord: rust. Productiemedewerkers werken gestaag door, teamleiders zijn bezig alle problemen die hun medewerkers tegen komen een voor een weg te nemen. Niemand die foute onderdelen repareert. Geen managers die rondrennen om brandjes te blussen en orders uit te delen. Er heerst hier rust. En zonder die rust zouden ze nooit hoge kwaliteit kunnen leveren. Kortom, kwaliteit en rust gaan hand in hand. Dat is ook zo op school. Als jij enorm gestrest bent, dan ben je niet de docent die je wilt zijn.

1. Pak de verspilling van tijd aan

Als je geen keuzes maakt over wat je met je tijd doet, dan kun je niet rustig werken. Je moet alle activiteiten die weinig ‘waarde’ toevoegen terugdringen. Simpel gezegd: alle tijd waarin leraren NIET bezig zijn met hun leerlingen laten leren.

Stap 1: Zet het mes in al die vergaderingen

Veel vergadering gaan niet over de inhoud van het onderwijs. Er worden geen concrete afspraken gemaakt. Die vergaderingen kun je vervangen door bordsessies van 15 minuten per week gevolgd door een werksessie waarin je met het team praktisch aan de slag gaat

Stap 2: Pak tijdverkwistende processen aan

Neem als voorbeeld een school die ‘jaarbestellingen’ deed. De leraren moesten dan voor het hele jaar nadenken wat ze nodig hadden en dat werd dan in één keer besteld.
Klinkt efficiënt? Nee dus, probeer in september maar eens te bedenken wat je met kerst nodig hebt. En als je later een leuk idee hebt, dan kan dat niet meer.
Hun oplossing: wekelijkse bestellingen. Je kunt tegenwoordig via internet alles bestellen en je hebt het 1-2 dagen later in huis.

Stap 3: Stop met nutteloze administratie

Voor wie doe je die eigenlijk? Heel veel rapportages leveren scholen op voor anderen: de gemeente, het bestuur, middelbare scholen, ouders, de Inspectie, enzovoorts. Maar zitten die anderen daar wel écht op te wachten of denken we dat alleen maar? Wat als je er gewoon mee stopt?

Stap 4: Doe dingen niet dubbel

Een goed voorbeeld is het proces van leerlingenzorg op een basisschool. De leraar toetst de leerling, maakt een zorgplan, bespreekt dit met de IB’er en de schoolleider en verbetert daarna het plan. De leraar is dus twee keer aan de slag met het plan. Dit kon efficiënter.
De school bedacht een nieuw proces: de leraar toetst de leerling, analyseert de resultaten, bespreekt de inzichten met de IB’er en maakt daarna pas het plan. Kortom: de leraar maakt maar één keer een plan en dan in één keer goed.

2. Creëer een ritmiek waarin medewerkers samen verbeteren en elkaar ondersteunen

Zo’n verbeterritmiek creëer je niet alleen omdat je samen meer aankan, maar ook omdat je elkaar zo steunt. Dat kan op allerlei manieren, maar een voorbeeld is met een verbeterbord.

Een voorbeeld hiervan uit het bedrijfsleven is de scheerapparatenfabriek van Philips in Drachten. Wat zie je daar? Elk team begint de ploegendienst met een ‘stand-up’ meeting van een kwartier bij een ‘verbeterbord’. Om te bespreken wat goed ging in de vorige dienst en wat er beter kan. Daarna gingen ze rustig aan de slag. Rustig? Ja. Alle teams hadden hun werk op een rijtje gezet en omgezet in een ‘balansbord’. Op dat bord staat al het werk gepland, per uur. In elk uur waren maximaal 45 van de 60 minuten gevuld. De rest was vrijgehouden. Waarvoor? Voor onverwachte zaken, om samen dingen te verbeteren of een rustig kopje koffie. Ook hier dus geen stress.

Een verbeterbord is een ‘white board’ dat je ophangt aan de muur van de lerarenkamer.

Op dat bord houd je samen bij hoe het met jullie gaat als team, welke successen jullie behalen, wat je doelen zijn met de leerlingen en welke acties jullie samen gaan ondernemen om die doelen te halen. En dat bord, daar houd je wekelijks een korte bordsessies bij, maximaal 15 minuten terwijl je blijft staan. Dit voorkomt meteen lange vergaderingen!

Ben je dan klaar met je ritme? Nee, er is meer nodig?

Het vak leraar is gewoon te ingewikkeld om in je eentje af te kunnen. Je moet toch je lessen voorbereiden, doe dat in ieder geval één keer per week met een collega en vraag die collega even (15 minuten is vaak al voldoende) bij jou in de klas te kijken en jou met feedback te helpen.

Wat is het effect van zo’n wekelijks ritme van bordsessies met je team en samenwerken aan lessen met je collega’s? Dat jullie samen de problemen aan kunnen pakken waar je in de dagelijkse praktijk tegenaan loopt, dat je zaken van elkaar kunt overnemen, dat je even je gevoel kwijt kan in plaats van tandenknarsend door te lopen en dat je elkaar helpt.

In zo’n cultuur kan er nog steeds werkdruk zijn, maar heb je in ieder geval minder stress. En als je samen stap voor stap die verspillingen van jullie tijd opruimt, dan wordt de werkdruk vanzelf ook minder.

3. Neem samen controle over het werk

We horen veel leraren klagen over dingen die van buiten moeten: van de Inspectie, het bestuur, het ministerie, etc. Hierdoor kan je het gevoel ervaren dat dingen je overkomen, dan wordt werkdruk al heel snel werkstress of erger. Het is echter heel lastig om in je eentje hier wat aan te veranderen, samen kan dat wel.

Een voorbeeld van Bol.com. Daar werken veel IT’ers. Zij werken in teams met een methodiek die ‘Agile-Scrum’ heet. Die teams weten wat ze moeten opleveren, maar bepalen zelf hoe en wanneer. Dat doen ze in een planningsbijeenkomst elke twee weken. Ze pakken dan van de stapel van werk die ligt te wachten de zaken die de meeste prioriteit hebben en die zij in de komende twee weken denken aan te kunnen. En niet meer dan dat. Daarna gaan ze aan de slag in hun eigen tempo, om te leveren wat ze zelf beloofd hebben. Zij hebben controle over hun werk.

Maak samen het schoolplan

Veel schoolplannen komen uit de koker van de schoolleider. Een goede schoolleider betrekt daarbij leraren en laat hen ‘schieten’ op een concept. Maar je kunt hier veel verder mee gaan: waarom ontwikkel je het schoolplan niet samen met het team?

Dat voorkomt dat leraren de rest van het jaar het gevoel hebben dat ze zaken moeten doen die zij zelf niet bedacht hebben en die niet belangrijk zijn. Je kunt als schoolleider prima in 3 of 4 uur een goede basis leggen voor zo’n gezamenlijk plan door met het hele team na te denken over hoe jullie willen dat de school eruitziet over 3 jaar (bijv. over 5 L’n: leerlingen, leren, leraren, leiding en locatie).

Dat leidt dan tot een aantal thema’s, waar je samen mee aan de slag wilt. Niet omdat het moet, maar omdat je ze samen bedacht hebt.

Verdeel het werk over het jaar

Als je in het schoolplan een aantal thema’s benoemd hebt, dan is het zaak die om te zetten in concrete doelen voor het komend jaar. Daarvan maak je vervolgens een tijdsplanning: niet alles moet in het eerste kwartaal. Kies een thema per periode bijv. tot de herfst, tot de kerst, etc.. Dat geeft rust. Voor meer informatie kijk bij schoolplan/jaarplan.

Werk aan wat je beloofd hebt

Als je weet wat je wilt bereiken en hoe je dat gaat doen, houd je daar dan aan. Er zijn heel veel verleidingen gedurende het schooljaar waar je ook mee aan de slag kunt. Maar dat leidt af en geeft werkdruk. Op de Mariaschool, een basisschool in Rotterdam, werken ze met verbeterborden, met doelen die het team zelf bepaalde en niets anders. Die doelen, dat zijn die zaken die het belangrijkste zijn voor hun leerlingen. ‘Verhoogt dit jullie werkdruk?’ vroegen we. ‘Nee, het geeft juist rust’, antwoordden de leraren, ‘want we werken alleen aan onze doelen, en de rest doen we niet.’

Met de leerKRACHT-aanpak ga je met al deze zaken praktisch aan de slag. Je neemt als lerarenteam regie over je werk, dat doe je in een ritmiek waarin jullie van elkaar leren en samen het onderwijs verbeteren. En je focust je op wat jullie leerlingen nodig hebben en je zet het mes in verspilling van tijd, bijvoorbeeld door met de leerKRACHT-bordsessies veel korter én effectiever te overleggen. Je zult ervaren dat je meer werkplezier hebt, minder werkdruk ervaart en dat het onderwijs merkbaar beter wordt. Wil je ervaringen horen? Ga dan kijken op een van de tientallen leerKRACHT-scholen in heel Nederland die hun deuren voor jullie openzetten of ga met ons in gesprek.