Wat is een verbetercultuur?
Een verbetercultuur maakt dat je elke dag bezig bent met kwaliteitsverbetering. En dat onder het motto: ‘elke dag samen een beetje beter’. Dit continu verbeteren komt voort uit de Lean-filosofie. Bij Lean is het uitgangspunt om zoveel mogelijk waarde voor de klant te realiseren en zoveel mogelijk verspilling te elimineren. Wanneer de eerste analyse en verbeteringen zijn doorgevoerd is het van belang continu te blijven verbeteren in kleine stapjes. De voornaamste taak van het management is om een cultuur te creëren waarbij continu verbeteren een vast aspect wordt van de bestaande bedrijfs-/werkprocessen van directeuren van schoolbesturen, leerlingaantallen en leerlingenstromen.
Een verbetercultuur in een hele onderwijsstichting
Soms valt een vraag in de categorie ‘open deur’. Bijvoorbeeld de vraag wat krachtiger is: een verbetercultuur op enkele scholen binnen jullie stichting [1] of een verbetercultuur door de hele stichting heen, bij alle scholen en ook op directie- en stafniveau. Het antwoord weten we, de weg ernaar toe hebben we vaak beschreven, maar soms hebben we beelden nodig. In deze blog schetsen we daarom hoe dat bij andere (school)organisaties is verlopen, hoe dat er in de praktijk uitziet en wat dat oplevert.
Elk jaar gaan wij met leraren, schoolleiders en bestuurders op bezoek bij bedrijven met een verbetercultuur. We nemen een kijkje bij ziekenhuizen zoals het LUMC en UMC Utrecht, bedrijven als Bol.com, Wehkamp en Miele en banken zoals Rabobank en ING. Er is één overeenkomst, hoe verschillend de bedrijven en instellingen ook zijn: de verbetercultuur vind je in de hele organisatie terug: op de werkvloer, bij de leidinggevenden, de directie en bestuurders. Dat zie je door de verbeterinstrumenten die in alle lagen ingezet worden, zoals verbeterborden, maar vooral in de cultuur.
[1] Waar ‘stichting’ staat kun je ook vereniging of ROC lezen.
Een kijkje in de keuken van bedrijven en organisaties met een verbetercultuur
Bij revalidatiecentrum Vogellanden in Zwolle vertelden zowel leancoach Marielle Zwaga als bestuurder Fenna Eefting dat ‘continu verbeteren’ voor 75 procent cultuur is en 25 procent structuur. Structuur gaat dan over je strategie, de smart doelen (op je verbeterbord) en je werkprocessen. En bij cultuur gaat het om de normen/waarden en het gedrag van mensen. Dit samen leidt tot je resultaten. Als we dit concreet maken dan zie je bij bedrijven of organisaties met een verbetercultuur het volgende beeld: werknemers krijgen de ruimte om fouten te maken (graag zelfs) en te verbeteren, medewerkers geven elkaar feedback, leidinggevenden zijn zeer regelmatig op de werkvloer om te zien en horen hoe ze de collega’s nog beter kunnen ondersteunen, de kernwaarden van de organisatie zijn bekend en komen overal en steeds weer terug in de dagelijkse praktijk. Zo zagen we bij de Efteling dat ‘betovering’ één van hun bedrijfspijlers is. Elk team, van de Droomvlucht tot de restaurants, daagt zichzelf vervolgens uit om wekelijks te bedenken hoe zij vorm geven aan betovering. Om even de vergelijking met het onderwijs te maken: bijna elke school heeft in de schoolgids staan dat ‘eigenaarschap’ belangrijk is. De vraag is of (en hoe) je dat vervolgens onderdeel laat zijn van je dagelijks handelen.
Welk beeld zien wij bij stichtingen die een verbetercultuur in alle lagen hebben?
Nu zo’n 1.200 scholen in het po, vo en mbo met de leerKRACHT-methodiek werken, hebben we een goed beeld gekregen van hoe zo’n verbetercultuur er in de praktijk uitziet, waar men tegenaan loopt en hoe het van een enkele school ontwikkelt naar een verbetercultuur in de hele stichting, van leraren tot stafmedewerkers. Dit laatste is ook echt nodig om de verbetercultuur duurzaam te maken. Als het blijft steken bij een individuele school of team, dan is de kans dat het doodbloedt veel groter dan wanneer een stichting stap voor stap de verbetercultuur uitbreidt en verdiept in de hele stichting.
1. Op scholen: neem de tijd en maak het passend voor jouw school(team)
Wij zien vaak dat één of een paar scholen binnen een stichting begint met leerKRACHT. Of in het mbo één of meerdere teams. Dat is prima. ‘Begin klein’ zijn passende woorden als het gaat om de weg naar een verbetercultuur. Wat we ook zien en horen, is dat het begint met het ‘braaf’ uitvoeren van de vier instrumenten van leerKRACHT: wekelijkse bordsessies, lesbezoek, gezamenlijk lesontwerp en de stem van de leerling. Dat levert in het begin veel op, maar daar komt op een gegeven moment ook een beetje de klad in. Het nieuwe is er vanaf, het wordt lastiger om er tijd voor vrij te maken. Dit is het moment dat je terug naar de tekentafel moet. Of nog beter: naar de bedoeling. Waarom wilden we ook alweer op deze manier werken? Wat heeft het al opgeleverd? Wat zijn hobbels die we nog moeten nemen? Is de teamindeling wel geschikt? Maken we voldoende tijd vrij? We zien dat scholen op deze manier, door constant te reflecteren en aanpassingen te doen, op een gegeven moment hun eigen vorm vinden. Dat betekent een ritmiek die past bij de school met een passende teamindeling en een eigen versie van de instrumenten van leerKRACHT. De omslag is vaak gekomen op het moment dat scholen hun eigen naam geven aan de gewenste verbetercultuur en dus niet meer zeggen: we hebben vanmiddag leerKRACHT. Een mooi voorbeeld zie je in de video van Noordkwartier, een scholenstichting in Groningen. Hun verbetercultuur hebben ze NoordKRACHT genoemd en is duidelijk zichtbaar in de hele stichting. Dit is een traject van een aantal jaar geweest.
Wat veel scholen helpt is om na het eerste jaar waarin je met elkaar de instrumenten leert kennen, binnen de stichting mensen te werven die blijvend de verbetercultuur willen aanjagen en ondersteunen. Dat is ook wat bedrijven en ziekenhuizen doen door de inzet van lean- of agilecoaches. Bij leerKRACHT hebben we ter ondersteuning van deze mensen een verandercoachprogramma opgezet. “Blijf elkaar verhalen vertellen, leg niets op maar ga met elkaar erover in gesprek. Heb vertrouwen, dat is misschien wel het belangrijkste”, aldus Eric Abbink, voorzitter college van bestuur bij Stichting CPOW in Noord-Holland.
Onderstaande quotes komen uit een gesprek uit 2017 met het Alfa College (mbo) uit het noorden van Nederland. Ondertussen zijn ze alweer een stuk verder, de verbetercultuur is niet meer weg te denken bij het Alfa College. Hieruit leren wij dat het een proces is, waar je steeds weer aandacht voor moet hebben, maar op een gegeven moment onomkeerbaar is.
2. In het directieteam: dezelfde verbeterinstrumenten, met een aangepaste invulling
Als een paar scholen enthousiast bezig zijn, dan ontstaat vaak de behoefte om ook als directie aan de slag te gaan met de verbetermethodiek. Daarmee ben je als directie ook rolmodel. En je begint daardoor dezelfde taal te spreken, door de hele stichting heen. De instrumenten van de leerKRACHT-methodiek hebben wel een vertaalslag nodig. Want wat betekent bijvoorbeeld lesbezoek voor een directieteam? Dat kan letterlijk het bezoeken van lessen van leraren zijn. In het bedrijfsleven noemen ze dat ‘Go to the gemba’. Maar wat we ook zien gebeuren, is dat directeuren bij elkaar gaan kijken. Door bij elkaars school op bezoek te komen en bijvoorbeeld mee te kijken bij een teamoverleg of in de klas. Daarna vindt een gesprek plaats waarbij de observerende directeur feedback geeft aan de hand van een leervraag van de bezochte directeur. Je zichtbaar kwetsbaar op te stellen als directeur, is ook belangrijk omdat je hetzelfde van je leraren vraagt. We merkten dat directeuren het interessant vinden om ook met directeuren van andere scholen te sparren over onderwijs en hoe je zo’n verbetercultuur op directieniveau inricht. Daarom hebben we het directieprogramma in het leven geroepen.
3. In de staf: kapstok voor de rest van de organisatie
Zoals gezegd is een verbetercultuur pas echt robuust als de hele stichting doordrongen is van de bijbehorende overtuigingen en de manier van werken. Bij de eerdergenoemde zorginstelling Vogellanden, zie je in de gang de doelstellingen voor dat jaar hangen. Deze doelstellingen zijn door directie en bestuur bepaald (gevoed door de hele organisatie) en dienen weer als kapstok voor doelen op de verbeterborden van bijvoorbeeld het revalidatieteam. Verschillende borden, bij verschillende teams, maar met samenhang en kruisbestuiving. Zo zien we het ook bij schoolstichtingen gebeuren. Schoolteams, directie en staf gebruiken dezelfde methodieken zoals het verbeterbord of de stem van de leerling, maar dan toegepast voor hun eigen werkzaamheden. De stem van de leerling wordt dan voor de staf bijvoorbeeld de stem van de leraar. Waarbij een lerarenarena wordt gehouden om te horen wat er speelt op lerarenniveau.
Wij geven een doorkijkje, maar ga vooral zelf kijken
Zien is geloven, dus ga vooral zelf in gesprek met stichtingen die al verder in het traject zitten. Op onze website vind je alle scholen die met leerKRACHT werken. Via een videogesprek of live gaan we ook graag met je erover in gesprek.
Wil je over een verbetercultuur in een hele onderwijsstichting met ons in gesprek?
Meer informatie
Videomateraal
NoordKRACHT
Directieprogramma
Besturenprogramma
